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平衡計分卡在項目管理中的應(yīng)用初探
平衡計分卡在項目管理中的應(yīng)用初探 一、平衡計分卡在項目管理中的作用 除了變化,沒有任何事物是永恒的。技術(shù)的飛速發(fā)展，組織結(jié)構(gòu)趨于扁平化，給職員授權(quán) …，變革的步伐日益加快，要適應(yīng)這種變革，提供更多的柔性，進而擺脫這種變革的威脅，就要使工作圍繞項目而展開。與傳統(tǒng)的管理學(xué)理論研究的重點永續(xù)經(jīng)營活動的管理相比較，項目管理面臨的是完全不同的困難與挑戰(zhàn)。未來的戰(zhàn)略會是承擔(dān)一個項目的組合，其中的一些項目會生存下來并導(dǎo)致能打敗競爭對手的新產(chǎn)品和服務(wù)以及制造和營銷過程的產(chǎn)生。成功的項目管理不僅包括對利益相關(guān)者的管理，還包括項目生命周期中所面臨的項目的戰(zhàn)略問題的管理。 平衡計分卡為經(jīng)理人員提供了一個全面的框架，用以把公司的戰(zhàn)略目標(biāo)轉(zhuǎn)化為一套系統(tǒng)的績效評價指標(biāo)。由此可見，平衡計分卡的理念與項目的理念存在一致性。在項目管理中，平衡計分卡的使用者可從四個層面建立有效的交流與聯(lián)系體系，明確項目所面臨的戰(zhàn)略問題，設(shè)定具體的考核指標(biāo)，然后決定所要采取的行動，進而進行項目的評價，使得在項目管理中對各種管理程序進行整合。 二、平衡計分卡在項目管理中的應(yīng)用 卡普蘭與諾頓首先提出一般性的平衡計分卡，主要從顧客、內(nèi)部業(yè)務(wù)流程、創(chuàng)新和學(xué)習(xí)、財務(wù)四個不同角度進行綜合績效評價。根據(jù)實際情況，在項目管理中，這四個方面具體可描述為：利益相關(guān)者、生命周期、學(xué)習(xí)與創(chuàng)新、成本估算及財務(wù)。 1.利益相關(guān)者 廣義地說，任何參與項目或?qū)椖拷Y(jié)果有影響的人，都是項目的利益相關(guān)者。顯而易見，項目經(jīng)理、項目團隊成員、職能管理部門、客戶、競爭對手以及一般的社會公眾等都是利益相關(guān)者。 可以證明，項目達到目標(biāo)的程度受到利益相關(guān)者的滿意程度和期望的影響，忽略了他們的潛在影響就會阻礙項目目標(biāo)的實現(xiàn)。利益相關(guān)者在項目上的目標(biāo)是否能夠被準(zhǔn)確地識別，是否能達成一致，是項目成功的一個關(guān)鍵因素。因此，項目經(jīng)理在項目一開始就必須明確知道：誰是利益相關(guān)者；他們的需要是什么等此類問題的答案。無論是內(nèi)部、外部；還是重要、次要的相關(guān)者，都應(yīng)考慮所有相關(guān)者的利益，對于復(fù)雜的，不確定的因素進行分析歸納，確定其本質(zhì)，定義有效的需求，并按優(yōu)先順序進行排列。 根據(jù)平衡計分卡方法的要求，要把總體目標(biāo)轉(zhuǎn)化為具體的測評指標(biāo)。如與客戶討論工作所花費的時間、客戶對有效需求分析員的投訴率、客戶滿意度指數(shù)、項目團隊對利益相關(guān)者未來實施戰(zhàn)略的了解程度、職能部門的態(tài)度等等方面調(diào)查。由于相關(guān)者涉及的范圍廣泛，在項目的生命周期中所起到的作用也不盡相同，應(yīng)該根據(jù)具體情況在項目生命周期的每一個階段選擇關(guān)鍵相關(guān)者，制定測評指標(biāo)。 2.生命周期 項目總是在生命周期中運動著的。企業(yè)總是希望經(jīng)過一個生命周期，能及時地、在預(yù)算內(nèi)達到技術(shù)性能目標(biāo)。完成后，使擁有該項目組織的總體生產(chǎn)能力得到提高，最終達到組織的戰(zhàn)略目標(biāo)。 一般地，生命周期包括5個階段，即概念階段、計劃階段、執(zhí)行階段、結(jié)束階段和運行與維護階段。生命周期模型的建立會幫助項目經(jīng)理明確在每一階段中所要做的主要工作并且通過使用項目階段來考察管理的活動和所完成的工作。 在概念階段，首先必須明確項目結(jié)果對未來產(chǎn)品和過程的設(shè)計和執(zhí)行是否具有戰(zhàn)略性上的一致性這一關(guān)鍵的問題。當(dāng)項目在其生命周期內(nèi)向前發(fā)展時，影響項目結(jié)果的不確定性減少。在生命周期早期，設(shè)計完成后，其所生產(chǎn)的最終產(chǎn)品的制造和建造成本、質(zhì)量等就已經(jīng)在很大程度上確定了。為了實現(xiàn)為開發(fā)成本、制造成本和最終產(chǎn)品所設(shè)定的目標(biāo)，高級經(jīng)理應(yīng)當(dāng)盡早地參與到項目中，確保項目團隊和各個職能部門明確戰(zhàn)略目標(biāo)，使他們的工作與戰(zhàn)略目標(biāo)配合，并設(shè)計出各自的測評指標(biāo)。其次，需要考慮的是項目的戰(zhàn)略問題。在項目中，戰(zhàn)略問題是一個內(nèi)部或外部的壓力情景，會對項目的一個或更多的因素造成重大的影響，如項目的融資、設(shè)計、工程、建造和運營。項目團隊設(shè)計出支持整體戰(zhàn)略的測評指標(biāo)體系，根據(jù)項目的實際情況在項目的生命周期中進行修訂，增減測評指標(biāo)，保持測評指標(biāo)體系的價值，識別并且解決戰(zhàn)略問題。 3.學(xué)習(xí)與創(chuàng)新 項目管理的使用促進了企業(yè)的連續(xù)改進，維護了企業(yè)競爭優(yōu)勢。高效率的項目團隊在具體的目標(biāo)和確定的方向下（其中包括組織的目標(biāo)同時也包括項目團隊設(shè)計的目標(biāo)），他們在團隊內(nèi)部貫徹始終，對于組織企業(yè)資源以引起為客戶和其他干系人創(chuàng)造的有價值的事物的連續(xù)改進是重要的方法。 成功的項目團隊往往投入大量的時間和努力，學(xué)習(xí)理解組織的目標(biāo)、戰(zhàn)略的制定和團隊的具體目標(biāo)。一方面，通過企業(yè)內(nèi)部在管理方面縱向的比較，企業(yè)外部同行業(yè)類似項目的管理方面及技術(shù)方面的比較，從而制定本團隊的測評指標(biāo)體系，建立量化標(biāo)準(zhǔn)模型，達到在管理和技術(shù)方面都進行創(chuàng)新。參與到團隊中的個人，他們對于組織經(jīng)理和領(lǐng)導(dǎo)者所面臨挑戰(zhàn)的洞察力提高了，對于個人工作的角色更加明確，進而對于企業(yè)管理理念的變化以及各種變革的適應(yīng)能力在提高；另一方面，項目團隊的使用已經(jīng)是對利益相關(guān)者的管理更加系統(tǒng)，因此，企業(yè)在制定決策和經(jīng)營過程中，會考慮利益相關(guān)者的影響因素。最終，進行項目管理和團隊管理，提高了企業(yè)對外界變化反應(yīng)的靈敏度，改變了管理理念、過程和技術(shù)以及用以判斷企業(yè)效率的業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)。 4. 成本估算及財務(wù) 成本估算用于“跟蹤”項目的實際成本和計劃成本，及時地將二者進行比較、分析、評價；財務(wù)用于融資和對資金使用的監(jiān)督和控制。項目管理是動態(tài)的過程，在對項目的管理過程中，根據(jù)項目團隊設(shè)計的財務(wù)方面的具體測評指標(biāo)，準(zhǔn)確地估算成本，進行財務(wù)控制，確保在預(yù)算內(nèi)成本、進度、質(zhì)量三者的平衡。值得注意的是，傳統(tǒng)觀念認(rèn)為成本超支則項目就算失敗了，而在新的環(huán)境下，越來越多的項目管理專業(yè)人員意識到項目的失敗是不能讓客戶滿意，不能滿足其戰(zhàn)略部署的要求，澳大利亞悉尼歌劇院的項目便是如此。所以，當(dāng)項目完成后，除進行成本估算和財務(wù)控制外，還要評價贏利性、增長和股東價值等財務(wù)指標(biāo)是否符合其戰(zhàn)略規(guī)劃，滿足組織的整體戰(zhàn)略。 由于競爭條件的改變，許多人認(rèn)為財務(wù)測評指標(biāo)把視線集中于過去發(fā)生的事情上，不能反映當(dāng)前進行及未來將要進行的創(chuàng)造價值的活動。但實際上財務(wù)控制系統(tǒng)能增強而非阻礙組織的總體質(zhì)量的規(guī)劃，另外，如果項目成功，組織提高了生產(chǎn)能力，改善了經(jīng)營業(yè)績，但是，若財務(wù)測評指標(biāo)令人失望，那么高級經(jīng)理們就應(yīng)重新考慮組織的戰(zhàn)略。 沿著熟悉的路徑行走的人，可能有一個舒適的、安全的旅程，但他們可能錯過意想不到的機遇。從事項目管理的人在混亂復(fù)雜的環(huán)境下，就要把握今天，避免舊思想的束縛。在項目管理中使用平衡計分卡的方法，將項目管理使用平衡計分卡與戰(zhàn)略相結(jié)合，通過進行生命周期各階段的規(guī)劃、溝通、反饋和學(xué)習(xí)，使項目與戰(zhàn)略保持一致性，同時，還能使戰(zhàn)略本身根據(jù)環(huán)境所發(fā)生的變化而變化。 參考文獻： 1. 德魯克等，公司績效評價，中國人民大學(xué)出版社，1999 2. 克利蘭，項目管理戰(zhàn)略設(shè)計與實施，機械工業(yè)出版社，2002.08 3. 弗雷姆，新項目管理，世界圖書出版公司，2001.09 4. 王光遠 ， 試論管理審計中的平衡計分卡， 財會月刊，2002.11 5. 林文雄、胡奕明，如何編制有效的平衡計分卡，財務(wù)與會計，2002.07
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