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平衡計(jì)分卡在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用初探
平衡計(jì)分卡在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用初探 一、平衡計(jì)分卡在項(xiàng)目管理中的作用 除了變化,沒(méi)有任何事物是永恒的。技術(shù)的飛速發(fā)展，組織結(jié)構(gòu)趨于扁平化，給職員授權(quán) …，變革的步伐日益加快，要適應(yīng)這種變革，提供更多的柔性，進(jìn)而擺脫這種變革的威脅，就要使工作圍繞項(xiàng)目而展開(kāi)。與傳統(tǒng)的管理學(xué)理論研究的重點(diǎn)永續(xù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的管理相比較，項(xiàng)目管理面臨的是完全不同的困難與挑戰(zhàn)。未來(lái)的戰(zhàn)略會(huì)是承擔(dān)一個(gè)項(xiàng)目的組合，其中的一些項(xiàng)目會(huì)生存下來(lái)并導(dǎo)致能打敗競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的新產(chǎn)品和服務(wù)以及制造和營(yíng)銷(xiāo)過(guò)程的產(chǎn)生。成功的項(xiàng)目管理不僅包括對(duì)利益相關(guān)者的管理，還包括項(xiàng)目生命周期中所面臨的項(xiàng)目的戰(zhàn)略問(wèn)題的管理。 平衡計(jì)分卡為經(jīng)理人員提供了一個(gè)全面的框架，用以把公司的戰(zhàn)略目標(biāo)轉(zhuǎn)化為一套系統(tǒng)的績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)。由此可見(jiàn)，平衡計(jì)分卡的理念與項(xiàng)目的理念存在一致性。在項(xiàng)目管理中，平衡計(jì)分卡的使用者可從四個(gè)層面建立有效的交流與聯(lián)系體系，明確項(xiàng)目所面臨的戰(zhàn)略問(wèn)題，設(shè)定具體的考核指標(biāo)，然后決定所要采取的行動(dòng)，進(jìn)而進(jìn)行項(xiàng)目的評(píng)價(jià)，使得在項(xiàng)目管理中對(duì)各種管理程序進(jìn)行整合。 二、平衡計(jì)分卡在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用 卡普蘭與諾頓首先提出一般性的平衡計(jì)分卡，主要從顧客、內(nèi)部業(yè)務(wù)流程、創(chuàng)新和學(xué)習(xí)、財(cái)務(wù)四個(gè)不同角度進(jìn)行綜合績(jī)效評(píng)價(jià)。根據(jù)實(shí)際情況，在項(xiàng)目管理中，這四個(gè)方面具體可描述為：利益相關(guān)者、生命周期、學(xué)習(xí)與創(chuàng)新、成本估算及財(cái)務(wù)。 1.利益相關(guān)者 廣義地說(shuō)，任何參與項(xiàng)目或?qū)?xiàng)目結(jié)果有影響的人，都是項(xiàng)目的利益相關(guān)者。顯而易見(jiàn)，項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、職能管理部門(mén)、客戶、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手以及一般的社會(huì)公眾等都是利益相關(guān)者。 可以證明，項(xiàng)目達(dá)到目標(biāo)的程度受到利益相關(guān)者的滿意程度和期望的影響，忽略了他們的潛在影響就會(huì)阻礙項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。利益相關(guān)者在項(xiàng)目上的目標(biāo)是否能夠被準(zhǔn)確地識(shí)別，是否能達(dá)成一致，是項(xiàng)目成功的一個(gè)關(guān)鍵因素。因此，項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目一開(kāi)始就必須明確知道：誰(shuí)是利益相關(guān)者；他們的需要是什么等此類(lèi)問(wèn)題的答案。無(wú)論是內(nèi)部、外部；還是重要、次要的相關(guān)者，都應(yīng)考慮所有相關(guān)者的利益，對(duì)于復(fù)雜的，不確定的因素進(jìn)行分析歸納，確定其本質(zhì)，定義有效的需求，并按優(yōu)先順序進(jìn)行排列。 根據(jù)平衡計(jì)分卡方法的要求，要把總體目標(biāo)轉(zhuǎn)化為具體的測(cè)評(píng)指標(biāo)。如與客戶討論工作所花費(fèi)的時(shí)間、客戶對(duì)有效需求分析員的投訴率、客戶滿意度指數(shù)、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)利益相關(guān)者未來(lái)實(shí)施戰(zhàn)略的了解程度、職能部門(mén)的態(tài)度等等方面調(diào)查。由于相關(guān)者涉及的范圍廣泛，在項(xiàng)目的生命周期中所起到的作用也不盡相同，應(yīng)該根據(jù)具體情況在項(xiàng)目生命周期的每一個(gè)階段選擇關(guān)鍵相關(guān)者，制定測(cè)評(píng)指標(biāo)。 2.生命周期 項(xiàng)目總是在生命周期中運(yùn)動(dòng)著的。企業(yè)總是希望經(jīng)過(guò)一個(gè)生命周期，能及時(shí)地、在預(yù)算內(nèi)達(dá)到技術(shù)性能目標(biāo)。完成后，使擁有該項(xiàng)目組織的總體生產(chǎn)能力得到提高，最終達(dá)到組織的戰(zhàn)略目標(biāo)。 一般地，生命周期包括5個(gè)階段，即概念階段、計(jì)劃階段、執(zhí)行階段、結(jié)束階段和運(yùn)行與維護(hù)階段。生命周期模型的建立會(huì)幫助項(xiàng)目經(jīng)理明確在每一階段中所要做的主要工作并且通過(guò)使用項(xiàng)目階段來(lái)考察管理的活動(dòng)和所完成的工作。 在概念階段，首先必須明確項(xiàng)目結(jié)果對(duì)未來(lái)產(chǎn)品和過(guò)程的設(shè)計(jì)和執(zhí)行是否具有戰(zhàn)略性上的一致性這一關(guān)鍵的問(wèn)題。當(dāng)項(xiàng)目在其生命周期內(nèi)向前發(fā)展時(shí)，影響項(xiàng)目結(jié)果的不確定性減少。在生命周期早期，設(shè)計(jì)完成后，其所生產(chǎn)的最終產(chǎn)品的制造和建造成本、質(zhì)量等就已經(jīng)在很大程度上確定了。為了實(shí)現(xiàn)為開(kāi)發(fā)成本、制造成本和最終產(chǎn)品所設(shè)定的目標(biāo)，高級(jí)經(jīng)理應(yīng)當(dāng)盡早地參與到項(xiàng)目中，確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和各個(gè)職能部門(mén)明確戰(zhàn)略目標(biāo)，使他們的工作與戰(zhàn)略目標(biāo)配合，并設(shè)計(jì)出各自的測(cè)評(píng)指標(biāo)。其次，需要考慮的是項(xiàng)目的戰(zhàn)略問(wèn)題。在項(xiàng)目中，戰(zhàn)略問(wèn)題是一個(gè)內(nèi)部或外部的壓力情景，會(huì)對(duì)項(xiàng)目的一個(gè)或更多的因素造成重大的影響，如項(xiàng)目的融資、設(shè)計(jì)、工程、建造和運(yùn)營(yíng)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)設(shè)計(jì)出支持整體戰(zhàn)略的測(cè)評(píng)指標(biāo)體系，根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況在項(xiàng)目的生命周期中進(jìn)行修訂，增減測(cè)評(píng)指標(biāo)，保持測(cè)評(píng)指標(biāo)體系的價(jià)值，識(shí)別并且解決戰(zhàn)略問(wèn)題。 3.學(xué)習(xí)與創(chuàng)新 項(xiàng)目管理的使用促進(jìn)了企業(yè)的連續(xù)改進(jìn)，維護(hù)了企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。高效率的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在具體的目標(biāo)和確定的方向下（其中包括組織的目標(biāo)同時(shí)也包括項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)設(shè)計(jì)的目標(biāo)），他們?cè)趫F(tuán)隊(duì)內(nèi)部貫徹始終，對(duì)于組織企業(yè)資源以引起為客戶和其他干系人創(chuàng)造的有價(jià)值的事物的連續(xù)改進(jìn)是重要的方法。 成功的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)往往投入大量的時(shí)間和努力，學(xué)習(xí)理解組織的目標(biāo)、戰(zhàn)略的制定和團(tuán)隊(duì)的具體目標(biāo)。一方面，通過(guò)企業(yè)內(nèi)部在管理方面縱向的比較，企業(yè)外部同行業(yè)類(lèi)似項(xiàng)目的管理方面及技術(shù)方面的比較，從而制定本團(tuán)隊(duì)的測(cè)評(píng)指標(biāo)體系，建立量化標(biāo)準(zhǔn)模型，達(dá)到在管理和技術(shù)方面都進(jìn)行創(chuàng)新。參與到團(tuán)隊(duì)中的個(gè)人，他們對(duì)于組織經(jīng)理和領(lǐng)導(dǎo)者所面臨挑戰(zhàn)的洞察力提高了，對(duì)于個(gè)人工作的角色更加明確，進(jìn)而對(duì)于企業(yè)管理理念的變化以及各種變革的適應(yīng)能力在提高；另一方面，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的使用已經(jīng)是對(duì)利益相關(guān)者的管理更加系統(tǒng)，因此，企業(yè)在制定決策和經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，會(huì)考慮利益相關(guān)者的影響因素。最終，進(jìn)行項(xiàng)目管理和團(tuán)隊(duì)管理，提高了企業(yè)對(duì)外界變化反應(yīng)的靈敏度，改變了管理理念、過(guò)程和技術(shù)以及用以判斷企業(yè)效率的業(yè)績(jī)標(biāo)準(zhǔn)。 4. 成本估算及財(cái)務(wù) 成本估算用于“跟蹤”項(xiàng)目的實(shí)際成本和計(jì)劃成本，及時(shí)地將二者進(jìn)行比較、分析、評(píng)價(jià)；財(cái)務(wù)用于融資和對(duì)資金使用的監(jiān)督和控制。項(xiàng)目管理是動(dòng)態(tài)的過(guò)程，在對(duì)項(xiàng)目的管理過(guò)程中，根據(jù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)設(shè)計(jì)的財(cái)務(wù)方面的具體測(cè)評(píng)指標(biāo)，準(zhǔn)確地估算成本，進(jìn)行財(cái)務(wù)控制，確保在預(yù)算內(nèi)成本、進(jìn)度、質(zhì)量三者的平衡。值得注意的是，傳統(tǒng)觀念認(rèn)為成本超支則項(xiàng)目就算失敗了，而在新的環(huán)境下，越來(lái)越多的項(xiàng)目管理專(zhuān)業(yè)人員意識(shí)到項(xiàng)目的失敗是不能讓客戶滿意，不能滿足其戰(zhàn)略部署的要求，澳大利亞悉尼歌劇院的項(xiàng)目便是如此。所以，當(dāng)項(xiàng)目完成后，除進(jìn)行成本估算和財(cái)務(wù)控制外，還要評(píng)價(jià)贏利性、增長(zhǎng)和股東價(jià)值等財(cái)務(wù)指標(biāo)是否符合其戰(zhàn)略規(guī)劃，滿足組織的整體戰(zhàn)略。 由于競(jìng)爭(zhēng)條件的改變，許多人認(rèn)為財(cái)務(wù)測(cè)評(píng)指標(biāo)把視線集中于過(guò)去發(fā)生的事情上，不能反映當(dāng)前進(jìn)行及未來(lái)將要進(jìn)行的創(chuàng)造價(jià)值的活動(dòng)。但實(shí)際上財(cái)務(wù)控制系統(tǒng)能增強(qiáng)而非阻礙組織的總體質(zhì)量的規(guī)劃，另外，如果項(xiàng)目成功，組織提高了生產(chǎn)能力，改善了經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，但是，若財(cái)務(wù)測(cè)評(píng)指標(biāo)令人失望，那么高級(jí)經(jīng)理們就應(yīng)重新考慮組織的戰(zhàn)略。 沿著熟悉的路徑行走的人，可能有一個(gè)舒適的、安全的旅程，但他們可能錯(cuò)過(guò)意想不到的機(jī)遇。從事項(xiàng)目管理的人在混亂復(fù)雜的環(huán)境下，就要把握今天，避免舊思想的束縛。在項(xiàng)目管理中使用平衡計(jì)分卡的方法，將項(xiàng)目管理使用平衡計(jì)分卡與戰(zhàn)略相結(jié)合，通過(guò)進(jìn)行生命周期各階段的規(guī)劃、溝通、反饋和學(xué)習(xí)，使項(xiàng)目與戰(zhàn)略保持一致性，同時(shí)，還能使戰(zhàn)略本身根據(jù)環(huán)境所發(fā)生的變化而變化。 參考文獻(xiàn)： 1. 德魯克等，公司績(jī)效評(píng)價(jià)，中國(guó)人民大學(xué)出版社，1999 2. 克利蘭，項(xiàng)目管理戰(zhàn)略設(shè)計(jì)與實(shí)施，機(jī)械工業(yè)出版社，2002.08 3. 弗雷姆，新項(xiàng)目管理，世界圖書(shū)出版公司，2001.09 4. 王光遠(yuǎn) ， 試論管理審計(jì)中的平衡計(jì)分卡， 財(cái)會(huì)月刊，2002.11 5. 林文雄、胡奕明，如何編制有效的平衡計(jì)分卡，財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)，2002.07
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