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論建立和完善保險財務(wù)管理體系
論建立和完善保險財務(wù)管理體系 [摘要]國內(nèi)保險公司，特別是國有獨資保險公司機構(gòu)龐大、人員及網(wǎng)點眾多，但由于信息技術(shù)落后，資金分散，管理不力，不能形成網(wǎng)絡(luò)上的優(yōu)勢和核心競爭力。如果建立起適合保險業(yè)的、科學(xué)的信息、資金和單證管理系統(tǒng)，并以財務(wù)管理為紐帶將三者有機結(jié)合起來，必將大大提高保險公司的管理效率和效益。 現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用極大地改變了企業(yè)傳統(tǒng)的經(jīng)營方式和管理方式。在目前企業(yè)管理中出現(xiàn)了信息流、資金流、單證流的管理模式，特別是在日常財務(wù)管理方面，出現(xiàn)了以資金管理為中心，信息技術(shù)為手段，單證管理做保證的三位一體的財務(wù)管理體系，財務(wù)管理向著更注重效率和效益的方向發(fā)展。保險公司作為面向社會大眾的金融企業(yè)，其信息、資金及單證無論是規(guī)模還是在經(jīng)營活動中的重要程度上都不亞于其他行業(yè)，因而更要注重信息、資金、單證三位一體的財務(wù)管理方法。 一、保險公司建立信息、資金、單證三位一體財務(wù)管理體系的必要性 保險公司，特別是國有獨資保險公司，其規(guī)模一般較大，但管理較為粗放。從信息管理系統(tǒng)來看，不僅沒有建立成功的電子商務(wù)，利用銀行電子支付系統(tǒng)也不充分，而且現(xiàn)有的各營業(yè)網(wǎng)點之間、上下級之間尚不能進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，數(shù)據(jù)不能共享；基層公司的業(yè)務(wù)處理和財務(wù)處理沒有實行標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的電子處理程序，業(yè)務(wù)、收付費、記賬、統(tǒng)計、分保等環(huán)節(jié)信息重復(fù)錄入、數(shù)據(jù)人為調(diào)節(jié)，結(jié)果造成信息傳輸慢，數(shù)據(jù)失真，甚至出現(xiàn)弄虛作假的情況。這種狀況不能適應(yīng)保險市場上的競爭，更經(jīng)不起入世后外資保險公司先進(jìn)管理方式和運營方式的沖擊。外資保險公司進(jìn)入我國之后，不可能建立很多機構(gòu)和招聘很多人員，他們主要依靠先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)和相應(yīng)的營銷策略開展業(yè)務(wù)。如果我們的經(jīng)營管理方式不加以改變，我們目前網(wǎng)點多的優(yōu)勢不僅發(fā)揮不了作用，而且會成為成本高效率低的包袱。因而中資保險公司，特別是國有獨資保險公司必須加快信息技術(shù)建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)改造基層公司的業(yè)務(wù)和財務(wù)處理程序。應(yīng)把現(xiàn)有營業(yè)網(wǎng)點的各種數(shù)據(jù)信息連接起來，形成先進(jìn)的信息處理系統(tǒng)，實現(xiàn)通保通賠，統(tǒng)一管理，將網(wǎng)點多的傳統(tǒng)優(yōu)勢發(fā)揮出來，然后在現(xiàn)有信息網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上建立電子商務(wù)及電子支付系統(tǒng)，使中資保險公司向國際水平靠近。 在資金管理方面，目前國內(nèi)保險公司也未形成有效的資金調(diào)配、使用及運用系統(tǒng)。資金分散在各營業(yè)網(wǎng)點及各級公司，公司各機構(gòu)之間、上下級之間缺乏科學(xué)的資金管理和調(diào)控手段。例如基層公司中已簽單但有多少保費沒有收回，多少保費滯留在保戶、外勤、代理人手中，基層公司內(nèi)部未入賬或虛入賬的資金有多少，現(xiàn)有的資金管理系統(tǒng)不能對這些問題進(jìn)行有效地監(jiān)控。資金的收付缺乏有效的控制制度，資金管理不統(tǒng)一、不規(guī)范，“三假一私存”等現(xiàn)象時有發(fā)生，從而造成資金流失、浪費，甚至出現(xiàn)違法亂紀(jì)的情況。各網(wǎng)點及各級公司日常需要多少業(yè)務(wù)周轉(zhuǎn)資金缺乏科學(xué)的界定，存款普遍存在盲目性，而且各網(wǎng)點及上下級之間缺乏統(tǒng)一的支付手段，使資金的流動性大大降低，從而降低資金使用效率，增加資金管理成本。外資保險公司進(jìn)入我國保險市場之后，隨著競爭的日趨激烈及保險市場的國際化，費率會逐步降低，賠付率將逐漸提高，資金運用取得的投資收益將成為保險公司利潤的重要來源。而我們目前的資金管理辦法無法適應(yīng)保險業(yè)務(wù)的發(fā)展趨勢。因此，中資保險公司必須建立一套科學(xué)的適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)和支付方法的資金管理、資金調(diào)控及資金運用系統(tǒng)。 保險業(yè)務(wù)中的絕大多數(shù)單證都涉及財務(wù)與資金，但基層公司單證的印制、領(lǐng)用、保管、使用、編號、銷號等制度既不統(tǒng)一又不規(guī)范，各種單證之間的銜接、制約不緊密，財務(wù)核算過程中單證的傳遞，會計憑證的附件等不規(guī)范，單證有意無意的流失情況經(jīng)常發(fā)生。單證混亂往往造成數(shù)據(jù)失真，資金流失，因此必須加強單證的管理。此外，新的信息處理技術(shù)及新的支付手段的出現(xiàn)，對紙質(zhì)原始單證及電腦生成的電子單證有了新的要求，單證管理也要系統(tǒng)化、科學(xué)化。 二、信息、資金、單證管理系統(tǒng)的內(nèi)容、功能及相互關(guān)系 信息管理、資金管理和單證管理三者既相互獨立，又相輔相成，綜合成為保險公司統(tǒng)一的財務(wù)管理體系。 1.信息管理（數(shù)據(jù)處理電子化）系統(tǒng) 大型保險公司的營業(yè)網(wǎng)點遍布全國各地，保險業(yè)務(wù)面向各行各業(yè)，涉及千家萬戶。要充分發(fā)揮各個保險機構(gòu)的職能和作用，就需要建立完善的電子化和網(wǎng)絡(luò)化信息管理系統(tǒng)，從業(yè)務(wù)處理（簽單、理賠），到收保費付賠款，再到財務(wù)核算及統(tǒng)計分析，在大范圍內(nèi)（如地市、全省或全國范圍內(nèi)）建立統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)，而且能與銀行的電子支付系統(tǒng)、因特網(wǎng)等外部信息系統(tǒng)連接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，網(wǎng)絡(luò)化管理，形成保險公司先進(jìn)的開放性的信息管理系統(tǒng)。這樣既能方便保戶，提高競爭力，又能迅速處理所有財務(wù)信息，使公司各級管理者準(zhǔn)確、快速、完整地得到相關(guān)的財務(wù)信息。 信息處理實現(xiàn)電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理之后，業(yè)務(wù)處理中心和財務(wù)處理中心可以對公司的財務(wù)和業(yè)務(wù)信息集中處理。 在信息處理系統(tǒng)中，各險種的簽單、理賠等業(yè)務(wù)信息由相應(yīng)的計算機軟件進(jìn)行處理，形成業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)將信息傳送給收付費系統(tǒng)，收付費系統(tǒng)進(jìn)行收付款業(yè)務(wù)的處理，并將收付款及應(yīng)收應(yīng)付信息反饋回業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)綜合保單信息及收付費信息生成基層報表，形成面向基層科室的各項業(yè)務(wù)資料及面向外部代理、內(nèi)部員工的業(yè)績考核資料，用于基層公司的業(yè)務(wù)管理和調(diào)控。 運用電子商務(wù)后，電子商務(wù)系統(tǒng)直接聯(lián)系保戶并與業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)連接，進(jìn)行簽單并進(jìn)行信息處理；運用銀行支付系統(tǒng)后，銀行支付系統(tǒng)與公司收付費系統(tǒng)連接，保戶可以利用電話、因特網(wǎng)等手段直接交費，公司也可直接劃撥賠款或儲金，并通過公司的收付費系統(tǒng)進(jìn)行信息處理。各種信息均與公司的業(yè)務(wù)處理中心和財務(wù)處理中心連接，由中心進(jìn)行核保核賠及賬務(wù)處理，并生成業(yè)務(wù)報表、財務(wù)報表和統(tǒng)計報表。 信息管理系統(tǒng)形成后，要統(tǒng)一內(nèi)部業(yè)務(wù)流程和管理模式，統(tǒng)一各類分析數(shù)據(jù)和表格標(biāo)準(zhǔn)及格式，避免數(shù)據(jù)重復(fù)錄入、自由修改，基本實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用。系統(tǒng)還要有較強的查詢功能和各種報表的生成功能，以便各級管理人員根據(jù)權(quán)限隨時查詢各級、各類業(yè)務(wù)和財務(wù)統(tǒng)計資料，隨時對經(jīng)營情況進(jìn)行監(jiān)控。 2.資金管理系統(tǒng)保險公司資金的收付遍布各營業(yè)網(wǎng)點，如果運用銀行支付系統(tǒng)，資金的收付更加分散。各收付點及公司上下級之間的資金調(diào)度，銀行帳戶的管理，現(xiàn)金的保管，銀行存款與現(xiàn)金的存取，資金的收付程序以及其他涉及資金的管理方式和管理方法，必須統(tǒng)一納入資金管理系統(tǒng)，進(jìn)行嚴(yán)格有效的管理，既要保證資金的流動性，保證賠款支出及展業(yè)部門的業(yè)務(wù)支出，又要保證資金的安全性和增值性。 資金管理系統(tǒng)包括管理資金的人員崗位職責(zé)和資金的流轉(zhuǎn)渠道。資金管理要保證管理人員職責(zé)到位并相互牽制，保證資金流轉(zhuǎn)暢通。 資金的管理必須從源頭管起，信用管理是資金管理的起點。信用管理員根據(jù)公司的信用管理制度對要求簽單并索要正式發(fā)票但尚未交付保費的保戶、業(yè)務(wù)外勤及代辦審批信用度和信用期，符合規(guī)定的開據(jù)保險單和正式發(fā)票。應(yīng)收保費管理員對應(yīng)收保費進(jìn)行跟蹤清收，對信用期內(nèi)未交費的保戶、業(yè)務(wù)外勤或代辦按制度進(jìn)行處理，保證資金回收，或解除保險責(zé)任。收付員、核算員、主管出納和主管會計按照規(guī)定的程序?qū)Y金的收付進(jìn)行管理。 資金的流轉(zhuǎn)系統(tǒng)要保證資金的流動性、安全性和資金使用效益。各支公司的保費收入存入收入基本戶，檢查未達(dá)賬及銀行退票等事項，并隨時將其余額轉(zhuǎn)入公共基本戶。各支公司或網(wǎng)點的賠款基本戶和費用戶核定最高限額，保證賠款和費用支出，定期或定額由公共基本戶補充。資金要集中到公共基本戶，公共基本戶在統(tǒng)籌全轄業(yè)務(wù)資金的條件下，按照資金運用的有關(guān)制度，將節(jié)余資金上劃或用于資金運用，以提高資金效益。 在資金流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中，收款員將收到的支票和現(xiàn)金存入收入基本戶。核算員從賠款基本戶提取現(xiàn)金交與付款員，付款員從賠款基本戶開支票或用現(xiàn)金賠付，當(dāng)日將結(jié)余現(xiàn)金退回核算員。核算員負(fù)責(zé)其他存款戶和費用戶的管理，并負(fù)責(zé)將收入基本戶的資金劃入公共基本戶。主管出納負(fù)責(zé)公共基本戶及全部資金調(diào)控；在應(yīng)用銀行電話付費或因特網(wǎng)付費時，主管出納負(fù)責(zé)銀行支付系統(tǒng)資金與公共賬戶資金的劃撥，并及時補充各付款單位的賠款資金和費用資金。主管出納和主管會計要利用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)隨時監(jiān)控所轄各賬戶的資金余額與流向，保證資金的流動性與安全性，同時，集中盡可能多的資金在國家允許范圍內(nèi)或爭取國家政策進(jìn)行穩(wěn)妥的資金運用，提高資金效益。 如果采用更先進(jìn)的信息處理技術(shù)和支付手段，也可以取消基層公司的收入基本戶和賠款基本戶，利用公共基本賬戶實行通保通賠。 3.單證管理系統(tǒng)單證是連接資金管理與信息管理之間的紐帶。首先，公司的資金與數(shù)據(jù)不能孤立存在，二者必須通過單證相對應(yīng)，彼此相互支持和制約；其次，資金的收付流轉(zhuǎn)，數(shù)據(jù)的錄入必須有單證及單證制度做依據(jù)；此外，資金的流失總是伴隨單證的流失而形成的，單證的管理是資金安全的重要保證。因而，單證的印制、保管、領(lǐng)用、流轉(zhuǎn)、以及根據(jù)單證進(jìn)行資金收付及數(shù)據(jù)錄入等一系列程序和制度必須進(jìn)行統(tǒng)一管理，形成單證管理系統(tǒng)。 保險經(jīng)營活動中主要有兩種單證，一是業(yè)務(wù)單證，二是財務(wù)單證。業(yè)務(wù)單證有些與財務(wù)沒有直接關(guān)系，有些與財務(wù)有直接關(guān)系，是財務(wù)活動的依據(jù)。從財務(wù)管理角度講的單證包括財務(wù)單證和與財務(wù)有直接關(guān)系的業(yè)務(wù)單證。 單證管理系統(tǒng)的建立主要包括單證管理制度和單證流轉(zhuǎn)渠道。單證管理制度包括各種單證的管理權(quán)限以及單證的印刷、保管、領(lǐng)用、填制、傳遞等制度，單證流轉(zhuǎn)渠道指單證的流向及各種單證的正本、副本、各聯(lián)在使用中相互交織而形成的流轉(zhuǎn)網(wǎng)絡(luò)。在單證管理系統(tǒng)中，必須結(jié)合和適應(yīng)信息管理和資金管理，合理設(shè)計單證的管理制度和流轉(zhuǎn)渠道，以保證信息的真實及資金的安全。 三、全面建立三位一體的財務(wù)管理體系以信息管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)和單證管理系統(tǒng)為主要組成部分的財務(wù)核算和財務(wù)管理體系是現(xiàn)代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于企業(yè)經(jīng)營管理條件下較為先進(jìn)的財務(wù)管理方式。保險公司這樣的金融企業(yè)，其數(shù)據(jù)、資金和單證具有量大、面廣、分散、傳輸頻繁的特點，綜合建立三位一體的財務(wù)管理體系對其經(jīng)營和發(fā)展更為重要。財務(wù)部門要積極參與公司的信息技術(shù)建設(shè)，制定財務(wù)管理體系的總體規(guī)劃，實施先進(jìn)的財務(wù)信息、資金和單證的管理辦法，并制定縝密的公司內(nèi)部控制制度，將信息、資金和單證的管理有機地結(jié)合起來，使三者相互協(xié)調(diào)、相互制約，成為有機的整體。 財務(wù)部門要充分有效地利用信息技術(shù)手段改革現(xiàn)行會計核算和財務(wù)管理體制，簡化核算層次，精減核算人員，準(zhǔn)確高效地進(jìn)行業(yè)務(wù)和財務(wù)數(shù)據(jù)的收集、整理、傳送、分析工作。在財務(wù)管理活動中還應(yīng)對所轄各項管理指標(biāo)和考核指標(biāo)的制定、考核、調(diào)控納入信息管理系統(tǒng)，建立基于公司效益和員工貢獻(xiàn)度的激勵機制，對全轄范圍進(jìn)行直接、及時的財務(wù)處理和財務(wù)控制，為公司領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確、及時的財務(wù)信息，及時編制各類對內(nèi)對外會計、統(tǒng)計報表。 在保險公司，貨幣資金是公司最主要也是最重要的資金形式，因此我們在財務(wù)管理系統(tǒng)中主要闡述的是貨幣資金的管理。實際上，固定資產(chǎn)、在建工程、辦公用品和低值易耗品、債權(quán)債務(wù)及其他無形資產(chǎn)和各項費用也完全可以按照資金管理的原理制定管理制度和管理流程，納入財務(wù)管理體系。 在信息、資金、單證三位一體的財務(wù)管理體系中，信息管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)和單證管理系統(tǒng)是各自獨立、開放和可擴展性的。隨著新的信息技術(shù)和支付手段的不斷應(yīng)用，三個管理系統(tǒng)中的管理技術(shù)和管理方式也要相應(yīng)發(fā)展，但三者要相互結(jié)合、相互協(xié)調(diào)，一但三者脫節(jié)，就會造成比傳統(tǒng)手工管理方法更為嚴(yán)重的后果。 綜上所述，對于國內(nèi)保險公司，特別是機構(gòu)龐大、人員眾多的國有獨資保險公司來說，逐步穩(wěn)妥地建立電子數(shù)據(jù)處理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，運用信息、資金、單證三位一體的財務(wù)管理方法，既能發(fā)揮營業(yè)網(wǎng)點多的傳統(tǒng)優(yōu)勢，又保持了財務(wù)管理方式的先進(jìn)性，這對于我國入世后增強國有保險公司與外資保險公司的競爭實力是相當(dāng)重要的。
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