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如何管理應(yīng)收帳款
如何管理應(yīng)收帳款 面對日益激烈的市場競爭，安全、有效的管理應(yīng)收帳款是企業(yè)在發(fā)展過程中必須具備的條件。本文從四個(gè)角度出發(fā)，和大家一起討論在日常銷售過程中如何管理應(yīng)收帳款。 銷售、財(cái)務(wù)的監(jiān)管 一、 在銷售合同中明確各項(xiàng)條款 在與經(jīng)銷商簽訂銷售合同時(shí)，要注意以下事項(xiàng)，以避免日后處理應(yīng)收帳款時(shí)與經(jīng)銷商產(chǎn)生分歧而帶來經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)： 1、 明確各項(xiàng)交易條件，如：價(jià)格、付款方式、付款日期、運(yùn)輸情況等；
2、 明確雙方的權(quán)利和違約責(zé)任；
3、 確定合同期限，合同結(jié)束后視情況再行簽訂；
4、 加蓋經(jīng)銷商的合同專用章（避免個(gè)體行為的私章或簽字）； 二、 定期的財(cái)務(wù)對帳 財(cái)務(wù)要形成定期的對帳制度，每隔三個(gè)月或半年就必須同經(jīng)銷商核對一次帳目，以下幾種情況容易造成單據(jù)、金額等方面的誤差，廠家要尤為重視： 1、 產(chǎn)品結(jié)構(gòu)為多品種、多規(guī)格；
2、 產(chǎn)品的回款期限不同，或因經(jīng)營條件的不同而同種產(chǎn)品回款期限不同；
3、 產(chǎn)品出現(xiàn)平調(diào)、退貨、換貨時(shí)；
4、 經(jīng)銷商不能夠按單對單（銷售單據(jù)或發(fā)票）回款；
5、 要主動(dòng)拒絕用貨款墊支其它款項(xiàng)（客戶返利、破損產(chǎn)品貨款、廣告款、終端銷售推廣費(fèi)用等）； 以上情況會給應(yīng)收帳款的管理帶來困難，因此要制訂一套規(guī)范的、定期的對帳制度，避免雙方財(cái)務(wù)上的差距像滾雪球一樣越滾越大，而造成呆、死帳現(xiàn)象，同時(shí)對帳之后要形成具有法律效應(yīng)的文書，而不是口頭承諾。 三、 對產(chǎn)品鋪貨率的正確理解 如果產(chǎn)品鋪貨率提高，會增加銷售機(jī)會(提高了消費(fèi)者的購買便利性)，但應(yīng)收帳款和經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)也同時(shí)增加；如果降低鋪貨率，經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)雖然降低了，但達(dá)不到規(guī)模銷售的目標(biāo)。所以正確、合理的解決產(chǎn)品鋪貨率問題，對降低應(yīng)收帳款，保證貨款的安全性是有幫助的。因此我們建議在產(chǎn)品不同銷售階段、或根據(jù)產(chǎn)品不同的銷售策略、或根據(jù)市場推廣的強(qiáng)弱勢而采取不同的產(chǎn)品鋪貨政策。 四、 減少賒銷、代銷運(yùn)作方式 銷售人員為了迅速占領(lǐng)市場，或?yàn)榱送瓿射N售目標(biāo)而采取賒銷、代銷的運(yùn)作模式。這種銷售模式是經(jīng)銷商拖欠應(yīng)收貨款的土壤，并極易造成呆、死帳的出現(xiàn)。我們要制訂相應(yīng)的銷售獎(jiǎng)勵(lì)政策，鼓勵(lì)經(jīng)銷商采取購銷、現(xiàn)款現(xiàn)貨等方式合作，盡量減少賒銷、代銷的方式。 五、 制定合理的激勵(lì)政策 我們在制定營銷政策時(shí)，要將應(yīng)收帳款的管理納入對銷售人員考核的項(xiàng)目之中，即個(gè)人利益不僅要和銷售、回款業(yè)績掛鉤，也要和應(yīng)收帳款的管理聯(lián)系在一起，制訂合理的應(yīng)收帳款獎(jiǎng)罰條例，使應(yīng)收帳款處在合理、安全的范圍之內(nèi)。 六、 建立信用評定、審核制度 在實(shí)際工作中，真正能夠做到現(xiàn)款現(xiàn)貨的經(jīng)銷商很少，我們要建立信用評定、審核制度，對不同的經(jīng)銷商給予不同的信用額度和期限（一般為半年）。對經(jīng)銷商的信用管理要采取動(dòng)態(tài)的管理辦法，即每半年根據(jù)前期合作情況，對經(jīng)銷商的信用情況重新評定。 經(jīng)銷商的監(jiān)管 一、 建立完善的經(jīng)銷商開戶制度 當(dāng)廠家開拓新的市場或?qū)δ繕?biāo)市場進(jìn)行細(xì)分時(shí)，對經(jīng)銷商選擇時(shí)進(jìn)行充分、科學(xué)的評估是必要的，這不僅為將來的銷售尋找一個(gè)合作伙伴，同時(shí)也降低了日益激烈的市場競爭所帶來的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)我們面對著“買方市場”這個(gè)實(shí)際情況時(shí)，這是一個(gè)事半功倍的工作。 因此，合作前對經(jīng)銷商進(jìn)行評估就顯得尤為重要。評估的內(nèi)容應(yīng)包括： 1、 經(jīng)銷商的資信狀況； 包括：企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r、在行業(yè)中的口碑、歷史交易記錄、在銷售通路中上、下游的評價(jià)等。 2、 經(jīng)銷商的財(cái)務(wù)狀況； 包括：企業(yè)的性質(zhì)、注冊資金、資金來源、固定資產(chǎn)、流動(dòng)資金、企業(yè)欠債情況、還債能力、經(jīng)銷商應(yīng)收帳款等。 3、 經(jīng)銷商的經(jīng)營狀況； 包括：公司發(fā)展方向、負(fù)責(zé)人經(jīng)營理念、主營銷售渠道、是否有本行業(yè)的經(jīng)驗(yàn)、是否有經(jīng)銷競爭產(chǎn)品、是否有代理暢銷產(chǎn)品、銷售隊(duì)伍、銷售規(guī)模、倉儲、物流配送系統(tǒng)等。 4、 負(fù)責(zé)人的個(gè)人資料； 包括：社會地位、家庭背景、個(gè)人背景、家庭成員、婚姻狀況、個(gè)人愛好、不良嗜好等。 二、 對已合作經(jīng)銷商的監(jiān)管： 1、 強(qiáng)化經(jīng)銷商的回款意識； 經(jīng)銷商在處理應(yīng)付帳款時(shí)，會根據(jù)以下的原則而選擇先后支付順序： a、 對經(jīng)銷商利潤貢獻(xiàn)的多少； b、 代理產(chǎn)品銷售金額的多少 c、 代理產(chǎn)品在經(jīng)銷商心目中的地位； d、 客情關(guān)系的維護(hù)程度； e、 廠家對貨款管理的松、緊程度； 要經(jīng)常性地強(qiáng)化經(jīng)銷商的回款意識，將本公司的付款順序排列在前面，成為經(jīng)銷商的第一付款順序是我們的目標(biāo)和努力方向。 2、 控制發(fā)貨以減少應(yīng)收帳款； 按照經(jīng)銷商實(shí)際的經(jīng)營情況，采用“多批少量”的方法可以有效地控制應(yīng)收帳款。根據(jù)個(gè)人以往經(jīng)驗(yàn)，以每月發(fā)貨1～2次為宜，即每次發(fā)貨量為經(jīng)銷商15～30日的銷售量。 3、 適當(dāng)?shù)耐反黉N以減少應(yīng)收帳款； 根據(jù)20／80原則，對于20％這部分重點(diǎn)客戶的應(yīng)收帳款的管理，是應(yīng)收款管理的重中之重。實(shí)行通路促銷政策，可以有效地降低廠家的應(yīng)收帳款。但此種方式應(yīng)謹(jǐn)慎使用，不宜過瀕（一年一次為宜）。同時(shí)建議：在年中以通路促銷為條件、在年末以年終返利為條件促使重點(diǎn)大客戶降低應(yīng)收帳款。 4、 建立經(jīng)銷商的庫存管理制度； 通過對經(jīng)銷商庫存的動(dòng)態(tài)管理（銷售頻率、銷售數(shù)量、銷售通路、覆蓋區(qū)域等），及時(shí)了解經(jīng)銷商的經(jīng)營狀況，保證銷售的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，有效地控制應(yīng)收帳款。 三、 經(jīng)銷商發(fā)生欠款的危險(xiǎn)信號： 在日常經(jīng)營、管理中，經(jīng)銷商出現(xiàn)的一些信息，對廠家貨款的安全性是有警示作用的。如： 1. 辦公地點(diǎn)由高檔向低檔搬遷；
2. 頻繁轉(zhuǎn)換管理層、業(yè)務(wù)人員，公司離職人員增加；
3. 受到其他公司的法律訴訟；
4. 公司財(cái)務(wù)人員經(jīng)常性的回避；
5. 付款比過去延遲；經(jīng)常超出最后期限；
6. 多次破壞付款承諾；
7. 經(jīng)常找不到公司負(fù)責(zé)人；
8. 公司負(fù)責(zé)人發(fā)生意外；
9. 公司決策層存在較嚴(yán)重的內(nèi)部矛盾，未來發(fā)展方向不明確。
10. 公司有其他的不明確贏利的投資（投機(jī)）如：股票、期貨等；
11. 不正常的不回復(fù)電話；
12. 開出大量的期票；
13. 銀行退票（理由：余款不足）；
14. 應(yīng)收帳款過多，資金回籠困難；
15. 轉(zhuǎn)換銀行過于頻繁；
16. 以低價(jià)拋售商品（低于供貨商底價(jià)）
17. 突然下過大的定單（遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出所在區(qū)域的銷售能力）；
18. 發(fā)展過快（管理、經(jīng)營不能同步發(fā)展）； 當(dāng)經(jīng)銷商出現(xiàn)以上危險(xiǎn)信息時(shí)，廠家采取果斷、迅速的應(yīng)變措施，可以降低應(yīng)收帳款的回收風(fēng)險(xiǎn)。 銷售人員的監(jiān)管 一、 加強(qiáng)銷售人員的原則性： 在實(shí)際的銷售管理過程中，我們會感覺到銷售人員總是幫助經(jīng)銷商向廠家索要更多的利益。銷售人員如何處理廠家與經(jīng)銷商的關(guān)系是一個(gè)重要的課題。我們經(jīng)常聽到：“廠家和經(jīng)銷商要達(dá)到共贏”，可是要真正做到這一點(diǎn)談何容易。所以銷售人員在同經(jīng)銷商維持良好的客情關(guān)系的同時(shí)，一定要加強(qiáng)他們的原則性，也就是銷售人員的同情心和職業(yè)道德之間的關(guān)系，不折不扣的執(zhí)行公司制定的銷售政策（應(yīng)收帳款管理）。 二、 加強(qiáng)銷售人員的回款意識： 我們應(yīng)該銷售人員培養(yǎng)成良好的習(xí)慣：貨款回收期限前一周，電話通知或拜訪負(fù)責(zé)人，預(yù)知其結(jié)款日期；期限前三天確定結(jié)款日期，如自己不能如約應(yīng)通知對方自己的某一位同事會前往處理，如對方不能如約應(yīng)建議對方授權(quán)其他人跟進(jìn)此款；在結(jié)款日一定按時(shí)前往拜訪。 1、 因?yàn)闀r(shí)間是欠款者的保護(hù)傘，時(shí)間越長，追收成功率越低： 拖欠時(shí)間（月） 1 2 3 6 9 12 24
成功率（％） 93 85 73 57 42 25 13
2、 最后收款期限
a、 客戶拖欠之日數(shù)，不應(yīng)超過回款期限的1/3；如超過，應(yīng)馬上采取行動(dòng)追討； b、 如期限是30天，最后收款期限不能超過40天； c、 如期限是60天，最后收款期限不能超過80天； d、 如果不馬上追討，相當(dāng)于將回款的機(jī)會讓給別的公司，同時(shí)本公司的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)就相應(yīng)的提高。 三、 加強(qiáng)銷售人員終端管理、維護(hù)能力： 建立一套行之有效的終端維護(hù)的管理辦法，不僅可以降低經(jīng)銷商的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，確保廠家貨款的安全；同時(shí)也可以提升銷售業(yè)績，提高公司形象、產(chǎn)品形象在經(jīng)銷商中的地位，這對及時(shí)清欠應(yīng)收帳款都是有益的。 我們要記住： 要確保廠方的銷售回款，就要確保經(jīng)銷商的銷售回款。 要廠家的生意提高，就要確保經(jīng)銷商的生意。 四、 提高銷售人員追款技巧： 銷售人員在成功追收帳款中扮演著很重要的角色，在日常工作中要加強(qiáng)銷售人員在這方面的培訓(xùn)： 1. 運(yùn)用常識；
2. 追討函件；
3. 豐富、完善的客戶資料檔案；
4. 讓對方寫下支付欠款的承諾函件，并加蓋公章；
5. 與負(fù)責(zé)人直接接觸；
6. 錄音；
7. 向警方求助；
8. 謹(jǐn)慎從事；
9. 豐富自己財(cái)務(wù)、銀行等方面的知識。如：支票、電匯、匯票、承兌匯票、退票等。 五、 零售終端經(jīng)營不善的危險(xiǎn)信號： 在日常拜訪中，檢查零售終端的經(jīng)營狀況是終端代表重要工作之一，當(dāng)終端出現(xiàn)下列狀況時(shí)，我們就要特別的謹(jǐn)慎，應(yīng)及時(shí)將此信息通報(bào)給經(jīng)銷商，避免經(jīng)銷商的經(jīng)營損失： 1. 正常的營運(yùn)費(fèi)用無法支付（如：房租、水電、工資）；
2. 商場負(fù)責(zé)人無正當(dāng)理由的突然失蹤；
3. 商場業(yè)務(wù)人員的頻繁更換；
4. 商品大打折扣（低于供應(yīng)商的底價(jià)）；
5. 頻繁的有商家退出經(jīng)營；
6. 貨架出現(xiàn)大量的空位；
7. 大量使用禮品劵，抵供應(yīng)商的貨款；
8. 大量的無法兌付的空頭支票；
9. 不正常的盤點(diǎn)；
10. 商場沒有人氣； 成功追收應(yīng)付帳款 一、 應(yīng)收帳款的處理方法 1. 銷售資料（收貨單據(jù)、發(fā)票等）是否齊備？內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤？ 2. 準(zhǔn)時(shí)給予文件；其實(shí)越早給經(jīng)銷商發(fā)票，貨款回收可能越早，同時(shí)要確認(rèn)經(jīng)銷商收到發(fā)票； 3. 完善客戶跟進(jìn)制度：客戶接觸率與成功回收率是成正比的，越早與客戶接觸，與客戶開誠布公的溝通，被拖欠的機(jī)會越低； 4. 定期探訪：如客戶到期付款，應(yīng)按時(shí)上門收款，或電話催收；即使是過期一天，也應(yīng)馬上追收，不 應(yīng)有等待的心理； 5. 建立形象：客戶是需要教育的，一定要給予客戶一個(gè)正確的觀念：我們對所有欠款都是非常嚴(yán)肅的，是不能夠容忍被拖欠的； 6. 服務(wù)精神：認(rèn)同及理解客戶的困難和投訴，同時(shí)可以利用自身的優(yōu)勢幫助客戶解決困難； 7. 技巧訓(xùn)練：追收欠款是需要技巧的，如：電話技巧、上門拜訪技巧；同時(shí)應(yīng)了解客戶的經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、個(gè)人背景等資料； 二、 已被拖欠款項(xiàng)的處理方法 1. 文件：檢查被拖欠款項(xiàng)的銷售文件是否齊備； 2. 收集資料：要求客戶提供拖欠款項(xiàng)的原因，并收集資料以證明其正確性；
3. 追討文件：建立帳款催收制度。根據(jù)情況發(fā)展的不同，建立三種不同程度的追討文件――預(yù)告、警告、律師信，按情況及時(shí)發(fā)出；
4. 最后期限：要求客戶了解最后的期限以及其后果，讓客戶了解最后期限的含義； 5. 行動(dòng)升級：將欠款交予較高級的管理人員處理，將壓力提升；
6. 假起訴：成立公司內(nèi)部的法律部，以法律部的名義發(fā)出追討函件，警告容忍已經(jīng)到最后期限； 7. 調(diào)節(jié)：使用分期付款、罰息、停止數(shù)期等手段分期收回欠款； 8. 要求協(xié)助：使用法律維護(hù)自己的利益。 三、 對于呆/死帳的處理方法： 1. 折讓
2. 收回貨物
3. 處理抵押品
4. 尋求法律協(xié)助
5. 訴訟保全
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