|
淺析銷售環(huán)節(jié)的財務管理
淺析銷售環(huán)節(jié)的財務管理 銷售財務工作是企業(yè)開展銷售活動中得一項重要方面，所謂銷售是指企業(yè)按計劃和合同發(fā)出商品，按照等價交換原則收回貨款，實現(xiàn)產(chǎn)品價值的過程。在這一過程重，第一，按計劃和合同發(fā)出商品，是銷售人員的職責；第二，按照等價交換的原則收回貨款，是銷售財務人員的職責。 簽訂合同發(fā)出商品是決定企業(yè)由沒有活干、能否生存發(fā)展的前提；而收回貨款則是企業(yè)付出和經(jīng)營能否獲得回報和持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。筆者在銷售財務崗位上工作4年多，深深體會到隨著市場經(jīng)濟活動的逐步完善和發(fā)展，銷售財務的地位越來越顯得重要，原有計劃經(jīng)濟的一套銷售會計結(jié)算模式已不能適應新形勢的需要，必須不斷進行補充、完善和發(fā)展。現(xiàn)就以下幾方面淺談一些體會： l、業(yè)務獨立運行，建立健全有關(guān)銷售財務制度 隨著市場發(fā)展，銷售財務所包含的業(yè)務內(nèi)容越來越多，內(nèi)部分工也越來越細，而且不同于生產(chǎn)、供應等財務部門的日常收付、月終核算，是具有相對獨立內(nèi)容的針對產(chǎn)品銷售的貨款回收，因此，企業(yè)應當單獨設(shè)立銷售財務機構(gòu)或?qū)Ｂ氫N售會計，以統(tǒng)一管理用戶信用等級考評會同預收款、產(chǎn)品來、用、余款的結(jié)算、應收帳款核對、銷售費用、清理欠款等會計業(yè)務，并協(xié)調(diào)處理好同銷售業(yè)務人員之間的關(guān)系，以共同研究、開發(fā)市場，同用戶建立長期的相互信任、彼此了解伙伴關(guān)系。 同時，要在遵守《會計法》和國家有關(guān)財經(jīng)法規(guī)的前提下，結(jié)合《合同法》等經(jīng)濟法規(guī)，建立健全“銷售財務人員職責和標準”、“�？顚Ｓ霉芾碇贫取�、“應收帳款管理辦法”等內(nèi)部管理和考核制度，規(guī)范指導銷售財務日常工作的開展。 2、規(guī)定財務會計業(yè)務控制程序 規(guī)定財務會計業(yè)務控制程序，主要是收入控制程序這個基本控制程序防止內(nèi)部舞弊。下面是制造企業(yè)收入控制程序的一般情況：三線兩點 企業(yè)的收入業(yè)務涉及錢、單、貨三個方面。產(chǎn)品銷售后或提供了勞務，帳單（發(fā)票）就得開出去，貨幣就會跟著收進來，或者隨之形成帳款的追索權(quán)。在錢、單、貨三個方面，產(chǎn)品是前提，如果產(chǎn)品不銷售，其余都是空的；貨幣是中心，因為所有的控制都是緊緊圍繞帳款的收進而進行的，保證貨幣正確無誤地收進，是控制程序的基本任務；單據(jù)是關(guān)鍵，產(chǎn)品是根據(jù)單據(jù)發(fā)出的，帳款是根據(jù)單據(jù)計列和收取的，失去了單據(jù)，則控制就失去了依據(jù)。 因此，收入業(yè)務控制程序的設(shè)計，即要把握這三個方面的有機聯(lián)系進行綜合考慮，又要將這三方面分開單獨進行考察和控制。而“三線兩點”，就是從這一設(shè)計原則里概括出來的，也是目前比較完善、比較完整的收入控制程序。 所謂“三線”是指發(fā)票傳遞線、貨幣傳遞線、產(chǎn)品傳遞線：“兩點”是指發(fā)票與貨幣核對點、產(chǎn)品與發(fā)票核對點。“三線兩點”的主要精神就是把單、錢、貨分離成三條互相獨立的業(yè)務線進行傳遞，在三條傳遞線的終端設(shè)置兩個核對點把這三條線聯(lián)結(jié)起來進行控制。使經(jīng)手產(chǎn)品的人，不經(jīng)手發(fā)票帳單和貨幣；經(jīng)手發(fā)票帳單的人，不經(jīng)手產(chǎn)品和貨幣；經(jīng)手貨幣的人，不經(jīng)手產(chǎn)品和及發(fā)票帳單。從而形成三條業(yè)務傳遞線，而每一條業(yè)務傳遞線又由許多傳遞鏈條或傳遞環(huán)節(jié)所組成，這些鏈條和環(huán)節(jié)分別由不同的人員或部門擔任，一環(huán)接一環(huán)，環(huán)環(huán)相扣，缺一不可，每向前傳遞一步，就對上一步的傳遞工作進行核查一次，以保證每條傳遞線、傳遞結(jié)果的正確性。最后再將三個傳遞結(jié)果集中在一起進行核對，這就進一步提高了整個控制系統(tǒng)的可靠程度。 “三線兩點”的運作程序如下： （l）發(fā)票傳遞線 發(fā)票傳遞線的具體步驟是（采用現(xiàn)款銷售的程序）： �、俪齻�別零星銷售外，企業(yè)所有的銷售業(yè)務都應有銷售合同。銷售合同一般由銷售部門與購貨單位簽訂，合同應載明本企業(yè)與購貨單位之間就產(chǎn)品銷售過程中的有關(guān)品種、質(zhì)量、數(shù)量、價格、交貨方式、交貨期限、付款方式、交貨地點、違約責任等方面達成一致意見，并以此作為規(guī)范銷售行為的直接依據(jù)。銷售合同的副本要送一份給財務會計部門。 �、谠阡N售業(yè)務發(fā)生時，開票員根據(jù)銷售合同開具銷貨發(fā)票（一般納稅人開具增值稅發(fā)票）。增值稅發(fā)票一般有×聯(lián)，如第一聯(lián)存根聯(lián)，由開票方留存?zhèn)洳椋坏诙?lián)為發(fā)票聯(lián)，是購貨單位報銷聯(lián)；第三聯(lián)為稅款抵扣聯(lián)，是購貨單位計算進項稅款的證明；第四聯(lián)為記賬聯(lián)，是本企業(yè)核算銷售額和銷項稅額的主要憑證；第五聯(lián)為提貨聯(lián)；第六聯(lián)為出門證聯(lián)（有些企業(yè)產(chǎn)品的出門證與發(fā)票分開，由財務會計部門另外單獨填制）。 �、郯l(fā)票開好后，開票員留下×聯(lián)，其余交收款處辦理結(jié)算手續(xù)； ④每日下班前，開票員將收款員退回的發(fā)票記帳聯(lián)與存根聯(lián)進行核對后，根據(jù)發(fā)票記帳聯(lián)編制銷售日報； �、輰l(fā)票記帳聯(lián)附在銷售日報的后面，一并送交的銷售會計。 （2）貨幣傳遞線 貨幣傳遞的具體步聚是： ①收款員接到銷售發(fā)票時，應審核發(fā)票上的購貨單位、產(chǎn)品名稱及規(guī)格、產(chǎn)品數(shù)量及單價，應復核銷售發(fā)票上金額的計算是否正確。 �、趶秃撕�，收款員按照發(fā)票金額收款。如屬轉(zhuǎn)帳結(jié)算的銷售業(yè)務，收款員應核實其通過銀行轉(zhuǎn)帳的款項是否已確實到帳；客戶拿來支票和匯票結(jié)算的，應按有關(guān)支票和匯票收受程序辦理；掛帳結(jié)算的，應審核其有無經(jīng)規(guī)定的程序批準或合同上有無此約定。 ③貨款點收或查實無誤后，在發(fā)票上加蓋“現(xiàn)金收訖”或“轉(zhuǎn)帳收訖”的財務印章。如合同上規(guī)定或企業(yè)領(lǐng)導層批準屬于“先提貨后付款”的，應加蓋其他財務印章或由批準人簽字，并將發(fā)票的記帳聯(lián)留下，退給開票員。 �、苊刻煜掳嗲埃瑢⒈景嗍盏降默F(xiàn)金清點整理好后，編制收款報表。 �、輰⑹湛钊請笈c現(xiàn)金一起交給出納員。 ⑥出納員將各收款處交來的現(xiàn)金送存銀行，并匯總編制每日收款報告，把送存銀行的回單附在其后，送交銷售會計。 �。�3）產(chǎn)品傳遞線 一般來說，產(chǎn)品的傳遞是實物的傳遞。但實物的傳遞給內(nèi)部控制帶來諸多不便。故從內(nèi)部控制上來看，產(chǎn)品傳遞控制的主要對象是代表產(chǎn)品實物運動的單據(jù)的傳遞。即對提出產(chǎn)品的有關(guān)單據(jù)進行控制。 產(chǎn)品傳遞的具體步驟如下： �、賯}庫保管人員根據(jù)蓋有“現(xiàn)金收訖”、“轉(zhuǎn)帳收訖”等財務會計確認印章的發(fā)票提貨聯(lián)發(fā)貨； ②發(fā)貨后，倉庫保管員在發(fā)票上加蓋“貨已發(fā)”的倉庫印戳，將提貨聯(lián)留下。 �、郛a(chǎn)品出廠時，門衛(wèi)人員應索回發(fā)票的出門證聯(lián)，檢查出門聯(lián)上有無財務和倉庫上述印戳，核對產(chǎn)品的數(shù)量后放行。 �、軅}庫保管員在下班前，將留下的發(fā)票提貨聯(lián)按順序整理好，填制“發(fā)貨日報表”，然后將提貨聯(lián)附在“發(fā)貨日報表”后面送交財務會計部。 �、蓍T衛(wèi)人員也必須將收回的出門證交到財務會計部。 �。�4）發(fā)票與貨幣核對點 發(fā)票與貨幣的核對實際上是銷售部門交來的銷售日報與出納部門匯總編制的每日收款報告的核對，但從根本上說仍是發(fā)票和貨幣的核對。核對的執(zhí)行人是銷售會計人員或其他專設(shè)的稽核人員。 發(fā)票與貨幣核對的具體步驟是： ①復核銷售部門交來的銷售日報及其所附的發(fā)票；檢查銷售日報上的數(shù)量金額與發(fā)票加總的數(shù)量金額是否一致。 �、趯徍顺黾{部門交來的每日收款報告及所附銀行回單或現(xiàn)金入庫（入本企業(yè)保險柜）單是否合法、真實、正確；檢查銀行回單或現(xiàn)金入庫單與收款報告的有關(guān)項目是否相符。 ③最后將審核后的收款報告、銷售日報的有關(guān)數(shù)額相核對。 �。�5）產(chǎn)品與發(fā)票核對點 核對的執(zhí)行人仍然是銷售會計人員或其他專設(shè)的稽核人。方法是： �、傧葘}庫交來的提貨聯(lián)與發(fā)貨日報表進行核對，檢查發(fā)貨日報表有關(guān)數(shù)字編制的正確性。 �、谠賹l(fā)貨日報表的有關(guān)數(shù)量數(shù)據(jù)與銷售日報的有關(guān)數(shù)量數(shù)據(jù)相核對，以驗證產(chǎn)品發(fā)出的數(shù)量與銷售記賬的數(shù)量是否相符。 �、郾匾獣r將門衛(wèi)交回的出門證與銷售發(fā)票相核對。 后邊這兩個核對點，是整個收入程序的關(guān)鍵控制點。發(fā)票與貨幣的核對，是保證帳款相符、揭露現(xiàn)金結(jié)算錯弊的關(guān)鍵；產(chǎn)品與發(fā)票的核對，是保證單單相符、帳實相符的重要環(huán)節(jié)。兩者缺一不可，如果缺少發(fā)票與貨幣的核對，則應該收進的款項是否全部收入，現(xiàn)金是否發(fā)生短缺或被截留等現(xiàn)象都很難發(fā)現(xiàn)并控制；如果缺少產(chǎn)品與發(fā)票的核對點，則實際收入與產(chǎn)品的實際發(fā)生是否一致，以及有無利用發(fā)票作弊，開出大頭小尾、上聯(lián)與下聯(lián)不一致的發(fā)票以及涂改發(fā)貨數(shù)量等問題，也很難被揭露和控制。 因此，對于銷售會計來說，在銷售收入記賬前，認真進行上述兩項核對，是極其重要的。發(fā)票與貨幣、產(chǎn)品與發(fā)票不核對清楚，不能記賬。 3、充實會計業(yè)務內(nèi)容 銷售業(yè)務人員在開發(fā)市場、承攬合同時，遇到的用戶千差萬別，各有各自的特點，如有的用戶信譽很好，但合同需求量不大；有的用戶信用不好，但合同需求量很大；有的用戶前期信譽良好，但后期信譽大大下降等等，在對待各不同用戶貨款結(jié)算的政策上，需采取不同的辦法，這些以前都是沒有的。綜合起來，應充實的內(nèi)容如下： �。�1）加強對用戶信用等級和考察評定。建立用戶檔案，針對用戶的訂貨量、存欠款、存欠料等具體情況，對用戶進行信用等級測定，可分為A、B、C、D、E五類等級。 �。�2）對預收款比例的掌握控制。依據(jù)五個信用等級對用戶采取不同的預收款比例，按100％、80％、60％、40％、20％等訂貨合同金額收預收款。 �。�3）規(guī)范對用戶來料受托加工產(chǎn)品貨款和來料的清算。用戶來料加工的貨款和來料必須按所簽合同的執(zhí)行情況隨進掌握，以避免以出欠款、欠料情況。 �。�4）加大對用戶有老欠款又訂新合同貨款的控制。對歷史形成的老欠款用戶只要仍和企業(yè)有合同往來的，采取新訂合同貨款不能拖欠，老欠款慢慢歸還的辦法，一方面企業(yè)有了合同有了市場，另一方面，也避免老欠款成為呆壞帳，并可慢慢收回。 �。�5）規(guī)范企業(yè)對有意墊資的新產(chǎn)品的貨款管理。企業(yè)開發(fā)研制的新產(chǎn)品為了搶占市場、開發(fā)市場，而墊資推銷試用的產(chǎn)品，銷售財務必須有一套供需雙方簽訂的正式合同文本，以確保墊資的產(chǎn)品能最終收回貨款或收回產(chǎn)品樣本。 按“專款專用”原則進行貨款結(jié)算。�？顚Ｓ�，是指銷售財務在按合同編號收到預收款后，分合同號登記帳薄，一款一用，直到合同執(zhí)行完畢后結(jié)算時，按合同號結(jié)清預收款。這是企業(yè)財務結(jié)算中必須遵循的一項基本原則，也是保障企業(yè)利益，防止“死合同”給企業(yè)造成損失的重要措施之一。因此，企業(yè)應對此進行詳細研究，并根據(jù)企業(yè)實際情況，制定出“�？顚Ｓ谩惫芾磙k法，并檢查督促，認真執(zhí)行。筆者所在企業(yè)連續(xù)幾年來，堅持“�？顚Ｓ谩痹瓌t，基本上沒有造成合同執(zhí)行完畢后無人要的“死合同”的情況發(fā)生。 4、先審核，后核算，嚴格控制銷售費用 根據(jù)銷售財務的工作流程，即：見到合同——收預收款——執(zhí)行完畢——收齊貨款——填制記帳憑證——開發(fā)票——審核——發(fā)票交用戶提貨或通知鐵路發(fā)運——核算，審核崗位是銷售財務工作的“守門員”性質(zhì)的崗位，它關(guān)系到貨款是否正確無誤收到、記帳科目是否合乎規(guī)定。此崗位的設(shè)立，很大程度上為銷售收入的實現(xiàn)、降低應收帳款金額提供了保障，要選擇責任心強、素質(zhì)高、經(jīng)驗豐富的人員負責此崗位。另外，對銷售費用等銷售產(chǎn)品發(fā)生的支出，也要經(jīng)過審核后方可支出，從總體上保證銷售財務在貨款收入和銷售費用支出上按規(guī)定、按制度執(zhí)行，杜絕或避免呆壞帳和不合理支出給企業(yè)造成損失的現(xiàn)象發(fā)生。 5、加大清欠力度，減少呆壞帳損失 計劃經(jīng)濟時期形成的大量應收帳款中有相當一部分已經(jīng)或?qū)⒁蔀榇魤膸�，若不加大力度清理，必將給企業(yè)造成很大損失，筆者所在企業(yè)幾年來堅持上門催要、磨帳、以物抵債、新訂合同貨款不欠，老欠款慢慢還、運用法律等多種手段大力進行清欠，應收帳款由原來的2000多萬元降到目前的700萬元左右，為企業(yè)收回了大量資金，避免了損失o同時，在新的銷售業(yè)務往來中也不可避免地要形成呆帳，這些需要加大清欠力度，抽調(diào)專門人員負責此項工作。 6、重視其它業(yè)務收入管理 企業(yè)在銷售產(chǎn)品的同時，要相應地為用戶提供輔助性勞務和墊付產(chǎn)品的鐵路運費、汽車運費、保險費、包裝費等費用，還有對使用企業(yè)包裝周轉(zhuǎn)箱收周轉(zhuǎn)使用款、對超過合同約定提貨期的貨物收取一定的倉儲保管費等，這些收入也是企業(yè)收入的一個重要方面，是企業(yè)總收入的補充，也是對企業(yè)付出的部分補償，其他業(yè)務收入占產(chǎn)品銷售收入的l－3％，數(shù)額相當可觀，如果稍有不注意，將會造成應收的收入收不回來，使企業(yè)蒙受損失。因此，在銷售財務實際工作中，應改變過去只重視產(chǎn)品收人管理，忽視其他業(yè)務收入的做法，把其他業(yè)務收入提高到和產(chǎn)品收入同等重要的地位加以規(guī)范管理，保證每一筆其他業(yè)務收入按時收回。 7、分析貨款回收好壞，為開發(fā)市場提供信息 銷售財務應每月每季進行簡單和半年進行詳細的銷售資金回收情況分析，對合同執(zhí)件中貨款回收、欠款清理、銷售費用等進行系統(tǒng)分析，并對高附加值高收入的產(chǎn)品，有市場開發(fā)潛力的產(chǎn)品提出意見，充分發(fā)揮銷售財務的作用，變“算死帳”為“算活帳”；為企業(yè)經(jīng)營決策和開發(fā)市場提供信息。 同時，財務人員也要和用戶建立良好的商業(yè)信譽關(guān)系，做到優(yōu)質(zhì)高效地服務市場、服務用戶。 銷售財務做為企業(yè)財務管理中的一個主要方面，其完善和發(fā)展同企業(yè)的管理水平、社會經(jīng)濟環(huán)境緊密相關(guān)，應做為企業(yè)財務管理系統(tǒng)中的一個方面加以重視和研究，最大限度地發(fā)揮其作用，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營做出應有的貢獻
|