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管理信息系統(tǒng)建設
管理信息系統(tǒng)建設 前 言
計算機應用已經(jīng)滲透到日常工作的許多方面，許多企業(yè)的領導已經(jīng)或正準備投入高額資金，建立大規(guī)模的計算機管理信息系統(tǒng)(MIS)。但是，系統(tǒng)建設常常難以達到預期的效果，比如有的開發(fā)規(guī)模很大，實際應用的范圍卻很��；有的系統(tǒng)用與不用似乎沒有多少明顯的差別；還有的系統(tǒng)維護工作量太大，為擴充功能甚至需要推倒重來。 就系統(tǒng)開發(fā)的某一具體問題來說，主要是開發(fā)用于數(shù)據(jù)處理的程序，一般是比較容易實現(xiàn)的。因而很少出現(xiàn)因網(wǎng)絡或程序調(diào)試不通而中止開發(fā)的情況，并且大都采用最新的、高性能的計算機軟硬件平臺，由優(yōu)秀的計算機技術人員實施開發(fā)，但預期的目標常常難以達到，這個問題值得深入研究。為此，本文從系統(tǒng)目標和內(nèi)容的確立、開發(fā)過程的組織與控制、按計算機的特點組織系統(tǒng)等幾個方面進行了分析，強調(diào)MIS建設的同時面對用戶和計算機系統(tǒng)兩個方面，僅僅注重計算機技術和程序開發(fā)是不夠的。
一. 系統(tǒng)目標和內(nèi)容的確立 MIS的建設中，系統(tǒng)的最終目標和內(nèi)容常常難以確定。比如：設備管理系統(tǒng)，設備的種類成千上萬，規(guī)格型號、歸屬部門、安裝位置等千差萬別。MIS要管理的內(nèi)容、達到的效果及運行后的狀態(tài)等涉及的內(nèi)容很多，很難通過調(diào)研完全確定所有的內(nèi)容。事實上，MIS建設和一般工程的根本區(qū)別就是不能在開發(fā)前完全確立系統(tǒng)的目標和內(nèi)容，即不可能期望有一個詳盡的設計去簡單地、方便地組織和控制系統(tǒng)的建設，這是MIS建設的最大特點，也最易引起比較大的問題。常有人希望先有一個詳盡的設計，再根據(jù)設計實施開發(fā)。這要求開發(fā)者不僅要在短時間內(nèi)把原有的工作方式完全掌握，而且要設計出一種新工作方式，實際上是很難做到的。一方面，計算機技術人員掌握的是運用計算機技術的能力，而并非快速學習掌握任何工作方式的能力。短期內(nèi)計算機技術人員不可能完全掌握原有的工作方式。另一方面，一種新的工作方式的確定必然要經(jīng)過用戶反復的試驗，不可能借助任何圖表、算法而一次確定，更不可能由計算機自動產(chǎn)生出來。有的系統(tǒng)調(diào)查花數(shù)周或二三個月的時間整理出大量的表格，看似很有收獲，而系統(tǒng)開發(fā)的決策者和組織者卻并不明確系統(tǒng)開發(fā)究競能有什么效果，引起怎樣的變化。在這種情況下就由計算機技術人員展開程序開發(fā)，帶有很大的盲目性，往往引起系統(tǒng)開發(fā)的紊亂或失敗。
MIS建設應從實際需要和可能出發(fā)，確立適度的開發(fā)目標和內(nèi)容，使企業(yè)的決策者和系統(tǒng)的開發(fā)者都對系統(tǒng)建設心中有數(shù)，以便有效地安排和布署開發(fā)工作，并且在開發(fā)過程中逐步確立新的工作方式。系統(tǒng)的目標和內(nèi)容涉及因素很多，而應考慮相應的策略和方法：(1)系統(tǒng)分解。系統(tǒng)建設的規(guī)模一般較大，不易掌握和控制，可以將其分解為多個子系統(tǒng)，以降低系統(tǒng)的復雜性。原有方式總是按照工作相關的程度分為多個部門，因此，劃分子系統(tǒng)是方便的，關鍵是要制定描述子系統(tǒng)間聯(lián)系的約束規(guī)范，以此保證各子系統(tǒng)最終能形成一個統(tǒng)一的系統(tǒng)。(2)全面評估。對于各子系統(tǒng)，全面評估系統(tǒng)開發(fā)的目的、內(nèi)容、效果、條件相運行后的維護擴展等因素，這些因素關系到系統(tǒng)建設的成敗，應從實際需要和可能出發(fā)，要從大局著眼進行認真的分析。盲目求大求全就會導致圖虛名而招實禍，達不到預期的效果。(3)逐步迫近。在滿足系統(tǒng)約束規(guī)范的基礎上，用快速原形法開發(fā)各子系統(tǒng)。這樣就不必首先進行詳盡的需求分析，以完全掌握原有的方式，而是通過試運行把用戶的需求不斷吸收進去，讓系統(tǒng)直接逼近開發(fā)目標。這樣做有許多益處：可以降低開發(fā)者掌握原有系統(tǒng)的難度；可以更準確地了解用戶的需求、確立新的工作模式；開發(fā)過程中，用戶已經(jīng)接受了新的系統(tǒng)。 二、以數(shù)據(jù)為中心 分類組織數(shù)據(jù)為核心，無論計算機內(nèi)部多復雜，MIS建設所用到的通常只是計算機的操作。隨著計算機技術的飛速發(fā)展，其功能越來越強，使用越來越簡單，計算機技術本身已不再是MIS建設中的難題。系統(tǒng)開發(fā)中，有關計算機要解決的關鍵問題是怎樣以計算機為平臺組織新的系統(tǒng)。
MIS的開發(fā)是根據(jù)計算機的特點重新設計出一種新的工作模式。實際工作中常常忽視這一點，甚至完全根據(jù)人工方式的特點設計計算機的功能。就象用工匠們手工生產(chǎn)方式設計汽車工業(yè)的生產(chǎn)線，實際上并不能真正提高效率一樣，這樣的MIS建設并不能發(fā)揮出應有的作用。
美國學者詹姆斯?馬丁(JamesMartin)指出：在企業(yè)的數(shù)據(jù)處理工作中“數(shù)據(jù)是穩(wěn)定的，處理是多變的，數(shù)據(jù)位于現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理的中心”。由此他提出了“總體數(shù)據(jù)規(guī)劃”的方法。就象“要把汽車制造從個體手工生產(chǎn)方式變?yōu)榇笈a(chǎn)方式，需要建立一種真正的基礎結(jié)構(gòu)”一樣，新的計算機系統(tǒng)的“基礎結(jié)構(gòu)”是對企業(yè)的數(shù)據(jù)進行總體的規(guī)劃和組織，建立起統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺。
以數(shù)據(jù)平臺為中心，將系統(tǒng)開發(fā)劃分為形成數(shù)據(jù)平臺和由數(shù)據(jù)平臺變換出結(jié)果兩個部分，在整體上使系統(tǒng)結(jié)構(gòu)簡單明了：
建立了同一的數(shù)據(jù)平臺，憑借現(xiàn)有的開發(fā)工具，各種結(jié)果都可以方便地變換出來，而不必要事先將各種功能完全確定；另一方面，無論管理體制如何變化，涉及到的基礎數(shù)據(jù)卻是穩(wěn)定不變的，改變功能只需改變相應的程序，以適應企業(yè)改革的需要。
有些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)其內(nèi)容和分類較為明確，如：民航及鐵路售票系統(tǒng)、圖書館系統(tǒng)等，這種系統(tǒng)可以直接從組織數(shù)據(jù)入手實施開發(fā)。而更多的系統(tǒng)所包含的數(shù)據(jù)內(nèi)容是隱蔽的，如：電廠的設備管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)量極大，數(shù)據(jù)關系復雜，短時間內(nèi)完全掌握幾乎是不可能的，應在開發(fā)的過程中逐步地識別數(shù)據(jù)，通過對數(shù)據(jù)的分類組織逐步建立起數(shù)據(jù)平臺。 三. 開發(fā)過程的組織與控制 系統(tǒng)開發(fā)的涉及面和工作量一般很大，開發(fā)者應有一個通盤的考慮，把握和控制開發(fā)過程，并把許多人的工作有效地銜接起來，形成一個統(tǒng)—的工作方式。由于開發(fā)過程的主要工作和最終表現(xiàn)形式是大量的程序開發(fā)，人們常常僅僅關注程序的開發(fā)，這很不夠。就象戰(zhàn)爭雖然最終要表現(xiàn)為戰(zhàn)場上的廝殺，而廝殺背后的運籌對戰(zhàn)爭的勝負至為重要一樣，開發(fā)過程的組織與控制決定著系統(tǒng)建設的成敗。這里提出以下方法：
3.1 平穩(wěn)安排
MIS建設中常常有開發(fā)了大量的程序，再一次性地投入試運行；還有的對開發(fā)工作中的問題和困難估計不足，把開發(fā)規(guī)模展開的過大而無法控制。這都會使工作量和難點過于集中，防礙系統(tǒng)建設。通過對系統(tǒng)的分解，根據(jù)工作量、用戶情況及其在系統(tǒng)中的作用等因素排列開發(fā)順序，并根據(jù)子系統(tǒng)的開發(fā)情況隨時調(diào)整和部署開發(fā)工作，使系統(tǒng)開發(fā)能有一個由小到大的、平穩(wěn)的發(fā)展過程，并能方便地形成系統(tǒng)。
3.2 整體控制
在開發(fā)過程中，許多出于局部利益的問題影響系統(tǒng)的形成。有的用戶對計算機不了解，常常在完成了一個功能以后又提出新的要求，而開發(fā)者看來這是應該統(tǒng)一考慮的問題有的用戶掌握一定的計算機知識，但是真正了解和接受系統(tǒng)觀念的極少，他們會從孤立的角度提出和系統(tǒng)相悖的要求，甚至僅僅把開發(fā)者當作程序員，自己直接安排開發(fā)工作。并認為實現(xiàn)他們提出的功能要求比較簡單，開發(fā)者應該馬上完成。開發(fā)者如果不夠冷靜，很容易陷入具體問題中去，頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳，失去對開發(fā)過程的整體控制。在這種情況下MIS建設是不會成功的。因此，開發(fā)者應善于了解和把握系統(tǒng)性、本質(zhì)性的問題，有一個明確的系統(tǒng)概念，同時，要采取有效的技術和組織措施，確保在開發(fā)工作中處于主動，以便有效地貫徹系統(tǒng)建設的思想，把系統(tǒng)建設推向成功。
3.3 吸引用戶
在開發(fā)過程中用戶的參與對整個系統(tǒng)建設至關重要。有的開發(fā)者只把著眼點放在計算機技術本身，按照自己的構(gòu)想做出了大量程序，而用戶卻不愿使用，使開發(fā)工作落空。還有的僅僅靠說服有關領導，用行政命令迫使用戶參與開發(fā)，這樣很容易使用戶消極甚至反感，導致開發(fā)相應用的脫節(jié)。常常有開發(fā)者抱怨用戶不能很好地配合，甚至認為用戶的文化素質(zhì)低或者在中國搞MIS超前，其原因就是沒有做好用戶參與開發(fā)的工作。
及時投入試運行是吸引用戶參與開發(fā)工作并和他們具體交流的有效途徑。為此，子系統(tǒng)的分解要便于開發(fā)和試運行。在諸多子系統(tǒng)中，應注意選取那些使用效果明顯又易于開發(fā)的子系統(tǒng)首先開發(fā)，其運行效果會增強用戶對系統(tǒng)建設的信心和對開發(fā)者的支持。
3.4 迅速過渡
整個系統(tǒng)的形成需要有一個漸進的過程，不可操之過急，而子系統(tǒng)的開發(fā)則必須迅速完成，才能確保整體L的從容部署，這是系統(tǒng)建設的節(jié)奏。如果長時間不能過渡到新的工作方式上去，用戶會消極應付，同時也給程序調(diào)整帶來困難。
四. 按計算機的特點組織系統(tǒng) 原有的方式一般是以適應人的工作特點逐步形成的，常常是分散的、不規(guī)范的、其處理過程也較長。而計算機系統(tǒng)適合處理大批量的、規(guī)范的數(shù)據(jù)，并且處理過程力求簡明。按計算機的特點組織新的系統(tǒng)，不單單提供了數(shù)據(jù)的處理而且能使工作方式變得規(guī)范、簡明。因此，MIS的開發(fā)不是在模擬原有的方式，而是根據(jù)計算機的特點重新設計出一種新的工作模式。實際工作中，對這一點常常比較忽視，甚至完全根據(jù)人工方式的特點設計計算機的功能。就象如果用工匠們手工生產(chǎn)方式設計汽車工業(yè)的生產(chǎn)線，實際上并不能真正提高效率一樣，這樣的MIS建設并不能發(fā)揮出應有的作用。
計算機系統(tǒng)的“基礎結(jié)構(gòu)”是對企業(yè)的數(shù)據(jù)進行總體的規(guī)劃和組織，建立起統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺。以數(shù)據(jù)平臺為中心，將系統(tǒng)開發(fā)劃分為形成數(shù)據(jù)平臺和由數(shù)據(jù)平臺變換出結(jié)果兩個部分，在整體上使系統(tǒng)結(jié)構(gòu)簡單明了。建立數(shù)據(jù)平臺是面向計算機的有效方法，但不適于直接面對用戶及其所使用的工作方式。作為—種開發(fā)方法，它適用于目標及所包含的數(shù)據(jù)內(nèi)容明確的系統(tǒng)，如：民航及鐵路售票系統(tǒng)。這種系統(tǒng)可以直接從組織數(shù)據(jù)入手實施開發(fā)。而對于目標及所包含的數(shù)據(jù)內(nèi)容隱蔽的系統(tǒng)，如電廠的設備管理系統(tǒng)，首先要面對的是用戶及其所使用的比較模糊的工作方式，對此開發(fā)人員在短期內(nèi)完全掌握是不可能的。此時應采取分解的方式，通過試運行把用戶的需求不斷的吸收到系統(tǒng)中去。在這個過程中，開發(fā)者要注意以數(shù)據(jù)平臺為中心建立起新的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。
五.系統(tǒng)建設的可持續(xù)性 企業(yè)管理水平、經(jīng)營效益的提高是長期的、不斷的，因此，與之相適應的MIS的建設也是一個長期的、不斷的過程，要從發(fā)展和變化的角度看待MIS建設。實際工作中，常常有急于在一次開發(fā)過程中做好一切工作，希望以后長期受益的做法影響到系統(tǒng)建設的正常進行。比如有的MIS建設者提出計算機配置要10年不落后，這實際上是按照一般工程建設的習慣對待MIS建設，因而是錯誤的，也是有害的。如果系統(tǒng)配置不從實際需要考慮，而是盲目求高求全，不僅不能發(fā)揮出作用，而且隨著計算機技術的更新?lián)Q代，價格迅速下跌，大量的投資將化為烏有；同時，這種只顧眼前利益的做法，往往使所開發(fā)的系統(tǒng)不能隨管理工作的變化而改動，使用一段時間后維護工作量太大，以致難以承受，甚至不得不推倒重來，使原來開發(fā)工作中的一切努力都付之東流。MIS建設需要大量的資金，把建成的系統(tǒng)推倒重來是極大的浪費。因此，急于在一次系統(tǒng)開發(fā)中作出突出成績的做法是十分有害的。
MIS建設的著眼點應該是不僅能滿足日前的工作需要，而且能隨管理工作的變化方便地進行維護和擴充。這不僅是系統(tǒng)軟硬件配置、投資的原則；而且是應用軟件開發(fā)的重要原則之一。
系統(tǒng)建設的可持續(xù)性關鍵是應用程序可以持續(xù)使用。這要求應用程序要易于理解、擴充和改動，并可以方便地移植到升級的平臺上。對此，應在開發(fā)階段作出安排，使系統(tǒng)具有良好的結(jié)構(gòu)。再者，要注意區(qū)分系統(tǒng)中穩(wěn)定的部分和變化的部分，在系統(tǒng)結(jié)構(gòu)上把這兩部分分開，穩(wěn)定的部分在經(jīng)過試運行后將其封存起來，系統(tǒng)穩(wěn)定運行后的維護工作就集中在變化的部分，這樣大約可以把擴充和改動的范圍縮小到三分之一，使之大為簡化。
六.系統(tǒng)建設的基礎性工作
系統(tǒng)的開發(fā)和運行有許多先決的條件和問題，比如：選拔和培養(yǎng)出合格的計算機應用負責人是企業(yè)MIS建設的基礎性工作之一，分管計算機應用的人員不僅能夠發(fā)現(xiàn)、解決計算機本身的問題，更重要的是能夠向領導提出適度的系統(tǒng)開發(fā)應用規(guī)劃，作為企業(yè)領導有關MIS建設乃至企業(yè)改革的決策依據(jù)。這不是一般的計算機技術人員能夠勝任的，而是由系統(tǒng)分析員擔當?shù)墓ぷ鳌Ｆ髽I(yè)的MIS建設應注重對系統(tǒng)分析員的選拔與培養(yǎng)。
系統(tǒng)的建設和運行涉及到數(shù)據(jù)的共享、計算機軟硬件、工作模式等許多方面，應該有統(tǒng)一的規(guī)則和約定，主要有3個方面的內(nèi)容；
(1)信息規(guī)范。
如：代碼、事物特性表等。這方面標準規(guī)范的制定和執(zhí)行是原有方式向新系統(tǒng)轉(zhuǎn)換的前提條件。
(2)計算機的軟硬件平臺規(guī)范。
其中包括計算機硬件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡以及字處理等內(nèi)容。這些規(guī)范是實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)的保證。
(3)管理模式。
其中包括系統(tǒng)運行規(guī)程、崗位設置、計算機技術人員的上崗標準等。這是管理工作接受新系統(tǒng)使之穩(wěn)定運行的保證。
六. 結(jié)束語 MIS建設中，開發(fā)者首先面對的是用戶和原有的工作方式，對具體情況作出具體分析，要有建立新的工作模式的創(chuàng)造力，并用組織措施控制開發(fā)過程。這方面工作的特點是模糊和零亂；MIS建設要實現(xiàn)以計算機系統(tǒng)為中心的新的工作方式，其結(jié)果無論是計算機系統(tǒng)內(nèi)部還是人的工作都將是明確的、規(guī)范的。最終結(jié)果的明確、規(guī)范，并不說明能有確定的規(guī)則或簡單的辦法去抽象原有的方式。MIS建設面對的是原有方式和計算機系統(tǒng)兩個截然不同的問題，決不能忽視和混淆。用計算機本身的技術方式去對待整個MIS建設是一種根本性的錯誤。信息技術正在全球引發(fā)一場革命，MIS建設是這場革命的重要內(nèi)容，是今后企業(yè)實現(xiàn)科學化管理獲取高效益的基礎性工作。MIS建設要涉及用戶、原有工作方式、計算機軟硬件、程序開發(fā)等許多因素，這不是借助某項具體的、特定的技術所能完成的，本質(zhì)上是一個系統(tǒng)性的問題。
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