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談?wù)勂髽I(yè)管理中的有效溝通
談?wù)勂髽I(yè)管理中的有效溝通 華為工業(yè)城中試部 王皓
摘要溝通是現(xiàn)代管理的一件有效工具。信息溝通是聯(lián)系企業(yè)共同目的和企業(yè)中有協(xié)作愿望的個(gè)人之間的橋梁。管理者最重要的功能是把企業(yè)的構(gòu)想、使命、期望與績(jī)效等信息準(zhǔn)確地傳遞到職工 ,并指引和帶領(lǐng)他們完成目標(biāo)。
實(shí)施有效的管理 ,是培養(yǎng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)能力的基礎(chǔ)。核心競(jìng)爭(zhēng)能力是指企業(yè)的技能和競(jìng)爭(zhēng)力的集合。從某種意義上說 ,企業(yè)是可以用來獲得特許市場(chǎng)地位的各種專門化資源的積累 ,是一種可持續(xù)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。一個(gè)企業(yè)的歷史和經(jīng)歷、特點(diǎn)和文化、優(yōu)勢(shì)和能力對(duì)于企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力的形成至關(guān)重要。企業(yè)可以看成是具有不同實(shí)用性的各種資源的集合 ,管理的對(duì)象是各種資源。管理工作就是對(duì)各種資源進(jìn)行合理、有效的配置和利用。實(shí)施管理的過程 ,就是信息的傳遞與反饋的過程。作為企業(yè)的主體 ,人是一種極為特殊和重要的資源 ,是決定企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力最根本的要素。一個(gè)企業(yè)的群體成員之間進(jìn)行交流包括相互在物質(zhì)上的幫助、支持和感情上的交流、溝通。人與人之間的信息交流就是溝通。信息的溝通是聯(lián)系企業(yè)共同目的和企業(yè)中有協(xié)作的個(gè)人之間的橋梁。如果沒有信息的溝通 ,企業(yè)的共同目的就難以為所有成員了解 ,也不能使協(xié)作的愿望變成協(xié)作的行動(dòng)。溝通如果有效 ,則雙方會(huì)迅速得到準(zhǔn)確有用的信息 ;反之 ,有可能花費(fèi)了大量的時(shí)間 ,而得到的只是一些模糊甚至是錯(cuò)誤的信息。管理者最重要的功能是把企業(yè)構(gòu)想、使命、期望與績(jī)效等信息準(zhǔn)確地傳遞到職工 ,并指引和帶領(lǐng)他們完成目標(biāo)。除了組織、策劃、計(jì)劃、控制以外 ,還需要在整個(gè)工作過程中對(duì)部下施加一種影響力 ,使他們不僅心甘情愿地服從 ,而且樂于工作 ,為實(shí)現(xiàn)本企業(yè)的目標(biāo)而努力。隨著信息溝通技術(shù)的不斷發(fā)展 ,企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)越來越向有利于信息溝通的方向發(fā)展 ,具有較少層次的扁平型組織結(jié)構(gòu)是現(xiàn)代企業(yè)管理的發(fā)展趨勢(shì)。工作人員在完成其工作的過程中 ,越來越多地依靠信息來驅(qū)動(dòng)。這種趨勢(shì)顯示了向?qū)嶋H工作人員提供正確與及時(shí)信息的重要性。為了用分散的方式使決策更接近于客戶 ,企業(yè)內(nèi)部的信息流程也分散化 ,組織內(nèi)部的通信向下一直到最低的責(zé)任層 ,向上可到高級(jí)管理層 ,并橫向流通于企業(yè)的各個(gè)部門、各個(gè)群體之間。這些只是表現(xiàn)了對(duì)管理部門與職工之間有效的、雙向溝通系統(tǒng)的具體期望。積極與公開的溝通是克服改革不穩(wěn)定的良藥。企業(yè)環(huán)境變動(dòng)越大 ,就越需要與員工進(jìn)行溝通 ,負(fù)責(zé)改革的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者就越要擴(kuò)大信息交流。人們普遍認(rèn)為 ,缺乏信息溝通是改革失敗的最根本的原因。因?yàn)樽陨隙碌膯蜗蚋母镆呀?jīng)行不通了 ,所以需要進(jìn)行的是雙向互動(dòng)、相互促進(jìn)式的改革這就更需要員工的及早參與和真正的咨詢。而在這一過程中 ,往往要進(jìn)行大量的溝通 ,其中包括個(gè)人與個(gè)人之間的交流和溝通 ,個(gè)人與群體 (包括正式群體和非正式群體 )的交流與溝通 ,群體與群體之間的交流與溝通 ,正式與非正式的交流與溝通。
組織中的行為不僅是由個(gè)人構(gòu)成的 ,在很多情況下還表現(xiàn)為各種小群體的行為。為了有效地進(jìn)行組織管理 ,必須善于利用各處正式的或者非正式的群體進(jìn)行有效的溝通。在成功運(yùn)作的許多公司中 ,他們作出一項(xiàng)計(jì)劃或者決定方案等都是非常慎重的 ,沒有絲毫的輕率。在那些計(jì)劃、方案還未實(shí)施前 ,都要利用各種群體、依靠企業(yè)各部門參與討論 ,各類信息都要反復(fù)地進(jìn)行傳遞和反饋。這樣做就是為了保證計(jì)劃、方案等策略的正確合理性。這樣做看起來也許是很費(fèi)時(shí)間 ,但磨刀不誤砍柴工 ,如果一旦決定下來 ,公司所有負(fù)責(zé)的人員都會(huì)全身心地投入到實(shí)施中去 ,大有不達(dá)目標(biāo)不罷休的氣勢(shì)。這樣決定后的實(shí)施過程 ,往往是既快又能保證質(zhì)量和效果。值得注意的是 ,在利用群體進(jìn)行溝通時(shí) ,有時(shí)由于群體過度追求凝聚力 ,往往會(huì)產(chǎn)生一種極端群體一致的情形 ,即由于群體過度追求凝聚力 ,往往會(huì)產(chǎn)生一種極端群體一致的情形 ,或稱之為群體思考。在群體思考中 ,人們喪失了分析、批判的能力 ,而是感情用事地采取一致的行動(dòng)。作為領(lǐng)導(dǎo)者 ,應(yīng)該鼓勵(lì)群體中所有的成員對(duì)于各種決策、方案敢于懷疑和批評(píng) ;領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該成為樂于接受批評(píng)的范例 ,應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)刂匾暫驮试S群體間的必要的沖突 ,防止無原則的團(tuán)結(jié)一致。
個(gè)別談話是組織中的領(lǐng)導(dǎo)者與個(gè)人、個(gè)人與個(gè)人之間進(jìn)行有效溝通最常見、最有效的方法之一。有些領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為 ,個(gè)別談話是一項(xiàng)輕而易舉的事 ,用著什么籌劃。但是從管理學(xué)的角度看來 ,個(gè)別談話乃是實(shí)施管理的一個(gè)過程 ,作為領(lǐng)導(dǎo)者是需要認(rèn)真對(duì)待的。因此 ,應(yīng)該事先明確個(gè)別談話的目的 ,將要討論的項(xiàng)目列出來 ,并確定有哪些問題是需要問的。同時(shí) ,既然你準(zhǔn)備坦誠(chéng)回答對(duì)方提出的任何問題 ,因此 ,你本身也不用怕提問題。前紐約市長(zhǎng)柯奇每到一個(gè)地方都會(huì)問別人 :“我當(dāng)市長(zhǎng)干得怎么樣 ?”他并不是每次都是得到肯定的答復(fù) ,但每個(gè)答復(fù)對(duì)他來說都是可貴的資料 ,使他能夠明了他的屬下在治理紐約市的政務(wù)方面 ,有哪些是對(duì)的 ,哪些是錯(cuò)的。一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者在作個(gè)別談話時(shí) ,可以問下列問題 :你對(duì)團(tuán)體哪些方面最感滿意 ?你對(duì)周圍環(huán)境哪些方面最感厭煩 ?你對(duì)團(tuán)體有什么改進(jìn)意見 ?團(tuán)體中現(xiàn)有的哪些政策、策略、分支機(jī)構(gòu)、制度或類似的事物應(yīng)該廢除 ?要采取何種計(jì)劃步驟 ?立刻廢除 ?明年廢除 ?還是五年中逐漸廢除 ?等等。依你的判斷 ,在這個(gè)團(tuán)體里誰最具創(chuàng)造才能、最樂于幫助別人和最肯合作 ?在這個(gè)團(tuán)體服務(wù) ,個(gè)人有什么目標(biāo) ?下一步喜歡在何處做何種工作 ?你自認(rèn)為自己最大的缺點(diǎn)是什么 ?目前你是否正在實(shí)施改進(jìn)自己的計(jì)劃 ?你認(rèn)為自己下一步是否有晉升的機(jī)會(huì) ?在什么時(shí)間以內(nèi) ?我的領(lǐng)導(dǎo)方式和決定有哪些你最不滿意 ?最浪費(fèi)你時(shí)間的是哪三件事 ?你為團(tuán)體訂下了哪些目標(biāo) ?請(qǐng)?jiān)u價(jià)過去六個(gè)月中整個(gè)團(tuán)體、你所屬部門或你所領(lǐng)導(dǎo)的單位的績(jī)效。請(qǐng)指出最高和最低績(jī)效期間。請(qǐng)注意 ,上面所列出的問題 ,也許對(duì)你的團(tuán)體有些適用 ,有些不適用 ,所以在應(yīng)用時(shí)應(yīng)考慮到團(tuán)體的特性。有一位成功的領(lǐng)導(dǎo)人 ,他每次接管一個(gè)團(tuán)體后 ,都是用的同一種個(gè)別談話方式。他會(huì)問每個(gè)屬下 :“你的工作情形怎樣 ?有什么困難 ?我如何幫助你 ?我用什么辦法可以使你的工作輕松一些 ?”個(gè)別談話使屬下有機(jī)會(huì)暢所欲言 ,不必顧忌 ,更不會(huì)毫
無意義。只要你的個(gè)別談話運(yùn)用得正確 ,你可以發(fā)掘出屬下內(nèi)心深處許多你以前不知道的東西。你的屬下告訴你一些他的煩惱 ,你也可以借此機(jī)會(huì)平息一些傳聞和謠言。這也是你和屬下協(xié)商工作方式、共同訂立
工作目標(biāo)的大好機(jī)會(huì)。你應(yīng)用這種領(lǐng)導(dǎo)方法開展良好的個(gè)別談話 ,訓(xùn)練你的工作小組。
溝通是一門藝術(shù) ,它是自然科學(xué)和社會(huì)科學(xué)的混合體 ;溝通是現(xiàn)代管理的一種有效工具 ,用好了使你水到渠成 ,揮灑自如 ,但是用不好或是不會(huì)用 ,則會(huì)使你處處受制 ,窘困不堪 ;溝通更是一種技能 ,是一個(gè)“情商”高低的具體體現(xiàn) ,不論管理者還是普通員工 ,這種“情商”是比某些知識(shí)能力更為重要的能力。不斷提高我們的“溝通”水平 ,就能幫助我們?cè)诟髯缘膴^斗道路上走得更快更穩(wěn)。
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